客户案例 | 从手工报销到数字化费控体系，水文下游局数字化转型经历了什么？

成立于1952年的长江水利委员会水文局长江下游水文水资源勘测局（以下简称“水文下游局”），是全国首批获得甲级测绘资质证书的单位。

 

过去，水文下游局员工报销周期普遍在3至4天，特殊情况甚至需要7天。现在，员工报销周期已大幅缩短为1至2天。

 

过去，财务审核人员规模为2至3人。现在，审核人员规模已缩减至1人。

 

过去，每年财务报销单据印刷费用、报账人员的通讯邮寄及路途费用、原有报销软件的升级维护费用加起来共计约5万元/年。现在，财务报销流程相关费用缩减至3万元/年，节省了40%成本。

 

过去，财务凭证制单时间平均需要4小时/天。现在，使用自动生成会计凭证功能后，制单时间只需要1小时/天，效率提升了75%。

 

为何会有如此大的改变，这要得益于水文下游局与合思·易快报开展的深度合作。 

 

张佳

水文下游局财务负责人

高级经济师

 

 

“每一个通力合作的朋友都值得尊敬，每一个同向而行的伙伴都前景光明。”

 

1

水文下游局介绍

 

作为水利部长江水利委员会水文局管理的正处级事业单位，水文下游局承担了长江下游九江锁江楼至江阴鹅鼻嘴约700公里干流和鄱阳湖及重点工程的防汛测报、水文河道、科研分析、水环境监测等工作。同时，承担了长江流域下游地区水文水资源情报预报；大中型水利工程的水文测报系统设计与建设；水资源调查评价、水资源综合利用规划及分析研究；水利水电工程项目水文水资源的分析研究等工作。 

 

 

2016年成为长江水文首家通过水利档案工作规范化管理二级标准综合评估的单位。并先后获得了“甲级测绘资质证书”“甲级水文资源调查评价证书”“甲级水资源论证证书”“检验检测机构资质认证证书”“水利二级档案证书”。

 

 

2

财务信息化建设，比初级还要初级

 

如果按照《企业会计信息化工作规范》的定义，处于会计核算信息化阶段的企业，应当结合自身情况，逐步实现资金管理、资产管理、预算控制、成本管理等财务管理信息化；处于财务管理信息化阶段的企业，应当结合自身情况，逐步实现财务分析、全面预算管理、风险控制、绩效考核等决策支持信息化。如果就这个分层定义看，过去水文下游局会计信息化建设比初级阶段还要初级，水文下游局财务负责人、高级经济师张佳说到。

 

 

虽然在长江下游地区的水资源综合管理与防洪减灾方面，水文下游局做出了突出贡献，但是在财务信息化建设中，却有着很多“痛点”。不仅财务报销依赖线下人工方式，而且记账与核算使用的统一核算系统，功能也不够全面，此外还包括六大“痛点”：

 

►  作为事业单位，在执行《政府会计制度》过程中，财务记账难度与强度增加许多。

 

►  财务报销、会计记账、报表生成、数据分析、电子档案保管及凭证查询无法实现信息一体化。

 

►  无法实现财务全口径网上系统核算，所属单位、工会、党费财务核算是相互分离的，很难实现全面统一核算。

 

►  无法对下属异地单位财务状况实时监管。包括异地单位的报销查询、审核、原始发票与流程监管，以及各类财务数据监控，很难实现实时查看，实时监管。

 

►  职工日常反映的报销问题很难解决。由于是人工报销，职工报销周期普遍较长，大部分3至4天，异地报销周期更长，最多时可达7天。此外，还存在人员出差流程审批慢、报销进度无法查询、报销流程繁多，职工不清楚审核流程等问题。

 

►  重要财务信息难以高效传达。此前，采用的大多是部门宣贯，或是纸质传达，重要的财务公告、制度、报销要求、借款核对等很难落实到每一名基层员工，信息传递有着严重递减效应。

 

在张佳看来，此时水文下游局各项财务管理难点、痛点已到了无法解决，处在各种矛盾随时可能激化的阶段。财务人员意识到了问题，并思想高度统一，迫切希望运用新技术提高财务信息管理能力。更重要的一点是，单位领导对此高度重视，愿意投入资金改变现状。

 

于是，水文下游局从上至下决心全面解决财务管理的难点与痛点，力求实现从基础的“会计核算信息化阶段”向“财务管理信息化阶段”、“决策支持信息化阶段”全面转变。

 

3

     “先进的技术与真诚的服务”是开始合作的前提

 

决心转型后，水文下游局面临两大选择，一是传统的财务软件功能升级，二是选择新兴SaaS为代表信息化费控解决方案。

 

在深入讨论后，水文下游局选择了后者，张佳认为：改变要敢为行业先，在行业内要敢于先行先试；改变要坚信不破不立，不去改变固有的传统，永远无法得到创新与收获；改变要么不去做，要做只选择与最优秀的企业合作。

 

有了明确的目标，在后续调研产品中水文下游局发现，合思·易快报的产品能够提供预算费控、差旅订购、发票管理等一站式解决方案，并能帮助企业实现降本增效，为决策管理提供信息支持的能力，非常符合水文下游局的需求。

 

而最终选择合思·易快报的原因，张佳总结为一句话“最领先的技术和理念，最真诚的服务和融合”。

 

4

     过程的不易，双方团队深有感触

 

虽然项目已经顺利落地，但回首看，整个过程并非一帆风顺。

 

张佳表示，项目建设需要信息系统供应商与企业管理实际深入融合。很多信息化供应商虽然专业能力很强，但每家企业财务管理的内外环境、管理要求和侧重点不同，导致技术实施人员无法全面了解对方企业财务管理细节，这点与合思·易快报刚开始合作时也遇到了。

 

尤其是水文下游局作为正处级事业单位，会计管理制度与企业有所区别，需要报销明细科目设置具备行业和部门的具体特点。同时，财务审核流程设置也要结合水文下游局的实际情况。

 

此外，作为“增值税电子发票电子化报销、入账、归档”的试点单位，在试点伊始，水文下游局就选择了合思旗下的“易会档”电子会计档案管理平台开展项目试点。

 

但此时“易会档”还处在开发阶段，并且入账归档试点在各地区要求也各有不同，需要“易会档”同步开发与试点需求进行充分匹配。在验收时间紧，任务新、要求高的情况下，对发票类型、发票“四性检测”（真实性、完整性、可用性、安全性）都提出了特殊要求。这些情况都对项目合作造成了很大困难。

 

作为项目实施方，合思·易快报水文下游局交付组负责人陈功也深有感触。

 

他表示，水文下游局作为事业单位，预算属于财政拨款。交付组根据水文下游局预算特点，单独设计了囊括预算来源、经济分类、项目档案等字段在内的预算包，并且预算按照年度累计占用。实现了从预算事前申请，到事后报销的全面预算管理。预算包还增加了分层级分配预算的管理权限，方便分管领导实时查阅预算使用进度。

 

同样由于事业单位的特性，水文下游局需要同时生成财务会计凭证和预算会计凭证，交付组通过合思·易快报开发的“EAIpro”功能，帮助下游水文局建立了自动生成内部往来协同凭证功能。

 

此外，水文下游局差旅标准分为淡季与旺季，交付组通过合思·易快报"累计费用控制标准"帮助下游水文局实现了淡旺季差标差异化管理。

 

最后，水文下游局与下属单位、分局、工会、党费，五者在财务管理模式、审批流程、报表统计上存在诸多不同，交付组在实施过程中根据各自特点，单独开发了单据模块，满足了多种需求。

 

伴随着项目的正式交付，张佳认为，双方团队通过数次深入沟通，对业务流程及管理要求进行反复沟通确认。双方团队各自发挥长处，交流心得聆听对方意见后，最终拿出了一套最优解决方案。

 

在整个过程中，合思·易快报团队始终保持了高度负责的工作态度，以求同存异的工作方式，最终实现了精益求精的工作目标。

 

5

     效率多维度提升，实现了业财档数字化转型

 

伴随合思·易快报费控报销平台投入应用，水文下游局从人工记账核算报销为主的传统财务模式，一下跨越至以智慧化分析应用为主的现代财务模式。

 

目前，水文下游局员工报销周期已压缩为1至2天，相较于此前3-7天，员工报销周期大幅缩短；各类型财务报销流程相关费用缩减至3万元/年，相较于此前5万元/年，节省了40%费用支出；财务审核人员规模缩减为1人，相较于此前2至3人，人员成本大幅降低；使用自动生成凭证功能后，财务凭证制单时间缩短为1小时/天，相较于之前4小时/天，节省了财务人员75%时间。

 

不止是费控报销层面，应用“易会档”后，水文下游局顺利通过了电子档案试点验收工作。

 

在应用“易会档”后，实现了所有相关会计电子档案的全流程自动化生成，大大减少了日常财务报销归档的环节，提高了工作效率。融合了最新的人工智能、云计算和OCR图像识别技术，使得档案管理更加安全高效，杜绝档案数据误差，有效控制业财档管理风险。最后，业务数据直接转化为财务、档案数据，通过业务、财务、档案一体化流程打通，最终实现单位整体的业财档数字化转型。

 

6

     眼前的成本投入 换来长久效益增长

 

从手工记账、纯线下报销，到现在的智能化费控报销体系；从基础的纸质档案保存，到现在的电子化一体式档案保存，水文下游局财务数字化转型已走过3年时间，并形成了一套独特的数字化建设方法论。

 

张佳表示，全面电子发票战略的持续推广，与电子档案工程的深入建设，为广大企业数字化转型指明了道路。此时，我们必须要敢于应用最前沿的财务信息技术，大胆选择先进的技术平台合作，实现财务管理向信息化、智慧化、科学化方向发展。在这个过程中，关注成本效益、技术革新能力、管理水平层次无疑是选择解决方案的关键因素。

 

财务数字化转型，必须要贴合单位的业务实际与管理实际，去更好地打通业务与财务间的通道，实现业财融合。在这个过程中，对财务人员提出了新的要求，不仅要具备过硬的财务专业能力，更要了解业务具备创新能力，掌握必要的信息化技术，向着财务BP发展。

 

通过与业务人员建立良好的配合与沟通，利用专业的财务知识与技能，帮助业务风险控制及战略筹划，最终达到提高效率及提升经营业绩的目标，让财务成为业务伙伴的“军师”。

 

张佳认为，财务管理是企事业单位管理的核心，是保障企事业单位基业长青的基础，通过财务数字化转型必然能帮助企事业单位提升核心竞争力。财务数字化的创新建设需要企事业单位“自上而下”进行强有力推动，虽然创新会增加眼前的工作与成本投入，但换来的必然是长久的效益增长。

 

财务是任何一家企事业单位赖以生存的命脉，财务系统的广泛连接使其成为了企事业单位数字化发展战略的根本。但是，在合思·易快报创始人兼CEO马春荃看来，费控报销长期作为事后管理事项，是由于非数字化时代企事业单位员工消费过程是不连通的，消费行为和环节无法在事前和事中得到管控。

 

因此，合思·易快报为业界带来了无需报销解决方案。在无需报销解决方案下，费用管控将由“事后”管理，向“事前、事中”方向发展，满足管理合规情况下，助推企事业单位财务数字化建设全面升级。无需报销也将如同费控领域的无人驾驶一样，成为未来发展的必然趋势。

 

正如合思·易快报所坚信的“每一个认真做事的人都值得尊敬，每一个认真做事的团队都前景光明”。而在水文局下游局及张佳看来，合作的过程更应该是：“每一个通力合作的朋友都值得尊敬，每一个同向而行的伙伴都前景光明。”

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