档案管理系统依照国家档案局制定的相关标准规范，提出新一代电子档案管理解决方案，提供收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等覆盖档案日常管理工作八大环节的全生命周期业务需求的强大功能，同时满足国产化软硬件环境要求，可有效提高档案管理的工作效率，实现档案的集中保存、科学管理和有效利用。

系统根据档案管理工作中涉及到的不同用户职责划分权限，在保证档案数据安全的同时，保障用户的合法访问和使用。

工作台主要为当前登录用户提供了权限内的档案数据总览、待办事项、通知公告与常用功能便捷入口，使其通过工作台就能掌握档案馆藏或利用情况，及时处理待办事项，一键进入常用功能等，可有效提高档案管理工作效率。

文件库为档案管理员和各部门兼职档案员提供了档案文件收集功能，收集到的文件可用于后续档案著录时快速调用，也可作为资源库用，并可共享给档案管理员。文件格式支持图片、文档、PPT、压缩包、音视频等多种，格式可配置。

预归档库提供API接口对接OA、ERP等三方系统，实现系统相关文件的快速入库。对接的文件可设置入预归档库、整编库或归档库任一库中，也可在入预归档库后再组卷(件)到整编库等支持多种入库方式。

档案著录支持批量导入、人工著录、批量著录多种著录方式。
批量导入：适用于已完成数字化加工形成了全套（案卷目录、卷内目录、电子原文）的电子档案材料的情况，首次使用时需要设置导入规则，后期使用时只需要一键导入即可，完成导入后能看到导入明细。

批量著录：适用于拥有案卷目录或卷内目录的情况。
和批量导入一样，首次使用时需要设置导入规则，后期使用时只需要一键导入即可，完成导入后能看到导入明细。

人工著录：人工手动著录。
手动录入案卷（或卷内文件）条目信息、上传电子文件。

原文挂接是将电子文件挂接到文件条目上，系统支持单独挂接与批量挂接，支持本地上传文件挂接与引用文件库挂接。完成挂接后可在线预览文件、转换文件格式、查看文件元数据等。

档案编号是通过对档案中案卷档号、文件档号、类目号、目录号等编号规则的设置，实现相关编号的自动生成。

系统支持案卷、卷内文件、电子原文的调序。

通过设置排序字段来控制档案文件的排列顺序。比如:设置排序字段是案卷号，档案库中档案文件将以案卷号为准进行排序，可切换升降序。

系统支持四性检测方案制定、执行检测、检测结果查看、未通过项引导调试等功能，常用于对电子文件归档、移交接收、长期保存三个环节，系统默认提供了文书类检测方案，支持检测方案灵活设置。

电子档案四性是指真实性、完整性、可用性和安全性，开展四性检测是保证电子档案真实、完整、可用、安全的重要手段，也是确保电子档案凭证价值、参考价值和保存价值的重要措施。

由于历史原因，迁移到档案库中的数据可能存在各种质量问题，规范性检查功能够对各档案库数据进行异常检查，并支持异常信息的手动或自动修复。

系统支持档案移交申请、审批、接收入库移交全流程自动流转，审批通过后接收入归档库，审批未通过返回移交人员进行修改。

各单位/部门按照国家整理规范，或者该用户所属单位/的档案管理规范，把收集整理好的档案交给档案馆保存的过程。

可对提交的档案移交申请进行审核通过、退回或转审，可提交审批意见或退回原因，转审可选择转审人员、填写转审原因。

整编库中的档案删除后会进入到整编回收站中，可对回收站中的档案数据进行还原或彻底删除等操作。

删除时可选择仅删除案卷，或者将案卷和卷内文件一并删除。

当档案管理员对档案进行误操作入库后，可进行打回整编，整编人员接收到档案后可进行调整后重新移交。

档案管理员可对保管期限到期的档案进行鉴定操作，可鉴定续存或销毁。
系统支持自动鉴定与手动鉴定，保管期限到期的档案会自动进入鉴定列表，档案管理员也可对需要鉴定的档案进行人工鉴定。

档案授权功能可将档案授权给指定用户利用，可控制授权类型预览或下载，设置利用到期时间，针对线下走完利用审批手续的，还可上传利用审批单据作为授权凭证。
系统自动生成授权日志，对档案授权记录留痕，可有效避免随意授权行为的发生。

备份恢复支持全量备份、局部备份，在线恢复、上传备份文件恢复等多种备份恢复方式，在系统发生故障、病毒攻击等意外情况时能够及时恢复数据，有效保障档案数据的安全。
系统自动生成备份日志，对备份记录留痕，有助于识别备份文件版本。

档案编研是围绕一定主题，把具有研究价值和实用价值的档案信息进行集中研究、编辑、加工，并将档案编研成果以电子文献的形式提供给利用者的一项档案编研工作。
系统提供了编研专题、关联档案、发布与专题权限等功能，可有效提升档案编研工作效率。

系统提供案卷目录、卷内目录、全引目录、卷皮、备考表、脊背等目录的打印功能。
系统提供了常用目录的默认模板，用户也可根据自身实际需要自行设计。

归档库中的档案删除后会进入到档案回收站，可对档案回收站中的档案数据进行还原或彻底删除。

删除时可选择仅删除案卷，或者将案卷和卷内文件一并删除。

档案管理日志是对案卷、卷内等档案数据的操作记录留痕，当数据产生问题时，可有效追溯到具体环节找到问题原因。

管理日志有效记录了操作人、操作时间、操作内容等信息。

输入关键词在各个档案库中案卷、文件范围内进行的检索。支持结果内检索，对拥有权限的可在线利用，没有权限的需要提交里利用申请经审批通过后再利用。也可以加入授权车，后续统一提交利用申请。

全文检索支持关键词检索，系统支持智能分词，可将输入的关键词进行智能分词检索，检索范围覆盖了案卷、卷内文件和电子文件。

高级检索适用于用户对档案文件比较了解的情况下的精准检索，可选择档案库、条目字段进行精准检索。

同时，系统提供了多条件组合检索功能，用户可进行多个条件组合查询。

按照档案目录树结构进行的目录检索。可在主界面选择检索条目，输入检索关键词，快速得到检索结果。可对检索结果查看详情，有权限的可直接利用，没有权限的可提交利用申请或加入授权车，后续批量提交利用申请。

授权车主要用于跨库档案、多档案的授权申请，用户可跨库选择多个档案、翻页选择多个档案，加入授权车后一键提交利用申请，满足用户的批量授权需要。

系统提供了电子档案利用功能，当用户进行档案检索查找到相关档案文件后，对于拥有利用权限的档案可以直接在线利用，没有利用权限的档案可以发起利用申请，经相关人员审批同意后进行利用，利用结束后还能够进行利用评价。

系统提供了实体档案的借阅功能，用户可在线发起实体档案借阅申请，经相关人员审批同意后，档案管理员进行借阅登记、发送领取通知，用户进行档案实体借阅，完成借阅后，档案管理员可进行归还。同时支持档案续借、终止借阅、催还等，满足档案实体借阅的不同场景需要。

有些单位对档案检索权限有限制，没有开放检索功能，这时用户可通过提交档案查借申请来发送电子档案利用或实体档案借阅请求，经相关人员审批同意后，档案管理员可进行电子档案授权和实体档案借阅登记来满足用户的査借需求。

分门类统计提供了档案门类、档案条目、保管期限、电子档案、实体档案等多维度的档案统计分析功能。

借阅统计提供了文件借阅次数、用户借阅次数、档案库借阅次数、借阅目的等多维度的统计分析功能，有助于全面了解档案的借阅情况。

按照行业标准和档案数据生成档案统计年报，为档案管理部门制定档案事业发展政策、规划提供决策依据和参考。

系统提供了文书档案、会计档案、人事档案、科技档案、声像档案、基建档案、普通档案等常用档案库，用户可直接选用，也可根据自身实际需要灵活设计档案库。
支持著录单设计、列表项设置等，著录单宽度、列表字段与宽度、排列顺序都能够灵活设计，可满足不同用户的需要。

档案目录以树形结构展示，用户可对目录进行灵活设置，可通过筛选条件配置设置不同档案目录下的档案数据范围。

系统提供了常用档案库的默认档案分类，用户可直接使用，也可根据自身实际情况灵活调整。

密码策略规定了密码的规则和安全控制方式，包括了密码的复杂度、长度、有效期等，设置密码策略后，可以应用于用户，则对应的密码会遵守策略中的规则与安全配置。

通过制定合理的密码策略并合理实施，可以增强系统的安全性，有效预防信息泄露和滥用的风险。

系统提供了动态水印、静态水印多种水印形式，可有效保护档案文件的真实性和所有权，防止文件被盗用或未经授权使用，并且可用于追踪侵权者和证明版权所有人的权利。