泛微采知连知识文档管理平台_文控管理软件_全程数字化知识管理系统-云巴巴

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泛微采知连知识文档管理平台

泛微采知连知识文档管理平台致力于为组织提供完整的数字化知识文档管理解决方案，让组织将所有非结构化数据，能够归集到一个统一平台，实现知识文档自动采集、合规管理、高效利用、智能创新。让知识-来源于工作、服务于工作。

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首页 > 产品中心 > 文档管理平台 > 泛微采知连知识文档管理平台

知识文档管理面临的难点 icon

组织在业务过程中产生了大量的知识文档，在收集、管控、共享、搜索等方面会面临多项挑战

组织需要一个统一文控系统来管理所有非结构化数据

数据海量、来源分散，查找利用难

组织非结构化知识文档来源分散，存储混乱，难于查找。

文档标准、体系规则，落地执行难

组织知识文档缺少规则化管理，面临安全、合规的挑战。

文档难以融于业务，业务协同难

组织的知识文档和业务场景割裂，历史经验很难对新的业务起到有效的支撑服务。

采知连知识文档管理平台价值总结 icon

统一采集沉淀

统一采集不同来源不同系统的知识文档，统一存储，让组织的知识能够完整的、及时的沉淀。

数字签名防篡改

利用数字可信身份、数字签名等技术手段，让系统用户身份可信、行为防抵赖、知识文档防篡改，让数字化成果可信。

严格安全保障

提供完整的安全保障策略，规避组织知识文档流失泄密的风险。

文控标准落地

满足不同行业的文控标准，让不同行业的客户文档管控体系更有效的落地。

融于业务场景

结合业务场景，结合智能化的语音搜索、手段，让知识文档更加精准的推荐分享。

智能化

通过RPA机器人、语义分析、语义理解、知识图谱把知识推送给到需要的人、需要的工作场景、需要的项目管理过程和流程审批办理等工作过程。真正做到让知识来源于工作，让知识服务于工作。

知识文档自动化采集

系统根据不同的场景提供不同的采集方式，在工作中自动进行知识的采集

多种文控策略，确保知识文档有效积累，有序管理 icon

系统会根据不同类别的知识库提供不同的管理策略，一方面保障组织知识的安全合规，

另一方面通过管理提升知识的质量，保障后续知识利用的效率。

融于业务的多种知识分享利用方式 icon

融合业务，根据不同的工作场景，提供不同的知识利用方式

知识分享

用户之间点对点分享、转发。

知识群组协作

协同编辑、群组交流。

知识订阅

定义个人收藏，收藏关注知识专题。知识标签。

专项知识门户

通过不同门户打造项目专区、销售专区、品牌专区、研发专区等等。

培训及考试功能

自定义培训场景，集中管理培训安排、培训课件，以及在线考试。

知识地图

对于业务逻辑关联性强的知识通过地图进行汇聚呈现，如岗位地图、项目地图。

个性化场景

针对知识密集的业务单元，可独立搭建场景，如搭建招投标专区、竟争情报专区等等。

场景化，与业务融合，助力组织知识不断创新 icon

结合智能化技术，构建知识的创新应用，帮助组织营建创新的文化氛围

知识社区

提供社区化的知识交流环境充分转化组织的隐形知识。

知识问答

智能化知识问答，建立公司内部的FAQ，进行智能推送。

知识分析

建立智能化分析模型，提供组织知识体系优化的建议。

专家管理

提供组织专家库，知识分享询问都可便捷通过专家获取。

知识积分

根据知识共享、学习形成知识积分，建立知识分享创新氛围。

业务场景创新

将知识通过多种方式融合到业务流程中，支撑业务的创新。

让知识来源于工作.服务于工作 icon

采知连数字化知识文档管理系统，把来自本地的知识、协作的知识、系统的知识、外来的知识，通过不同的方式进行自动采集

归集到统一的知识库中进行分类、权限、版本、流程等规范化的管理；根据组织的业务特点提供不同的知识应用场景让用户在工作中能快速得到知识的服务

采知连知识文档管理系统功能架构 icon

通过本地文件采集，让分散在个人电脑中的知识文档，能够统一沉淀到组织里 icon

本地文件采集

支持本地文件批量上传、断点续传；

支持设置自动采集的规则，打通本地电脑和系统的连接，通过个人授权后，把本地具体文件目录下的文件自动同步到系统知识库中。

便于集成业务系统，通过接口规则配置，让业务系统的知识文档能够自动沉淀到统一平台 icon

系统知识采集

与业务系统便捷集成，通过系统接口规则，能够将业务系统中的知识自动分类存储到统一知识文档库。
例如：
·CRM系统中的客户跟进资料
·ERP系统中的业务单据
·项目管理系统中的项目方案等等

通过流程自动采集，让知识文档来源于工作自动积累 icon

流程自动采集

根据不同业务，在流程执行中自动进行知识采集。

比如用户在填写项目立项流程时，就会在该流程的不同的节点分别采集相关相关的立项、评审等相关知识。

通过RPA智能采集，抓取所需要的内外部信息统一存放至知识文档库 icon

RPA智能采集

通过RPA智能采集，及时获取行业动态、竞品、品牌舆情等外部最新信息。可以模拟人工动作7*24帮助用户把内部或者外部所需要的知识文档都抓取到统一知识文档库中。

通过实时的智能采集，帮助组织构建情报知识中心实时洞察竞争先机。

建立组织内部文档库，对采集来的各类知识文档进行统一存储和管理 icon

知识文档中心

建立组织内部的文档库，对各类文件进行快速的上传、预览、下载、移动、删除、分享、外发、搜索。

文件夹维护：

建立文件目录，修改文件目录，删除文件目录，移动文件目录

管理规则维护：

权限分配，规则管理，临时共享

结合用户权限，可以在知识库中进行知识文档的积累和使用 icon

知识文档过程积累

用户结合权限规则可在知识库中进行知识文档的上传、下载、编辑更新、文件复制移动、文件打印、文件检索查询等。

支持多种格式的知识文档在线预览使用 icon

知识预览使用

·知识库中的网页、Office文档、WPS、PDF、音视频、OFD等均支持在线预览。

·特殊格式，如dwg、dxf等2D/3D的研发设计文件也可以在线预览使用。

·对于系统内的知识文档可在线发起共享、评论、评分、更新等操作。

有价值的知识文档，用户可发起对内及对外的分享 icon

知识文档分享外发

对文件可以进行内部分享、外部分享，在分享时可进行查看、下载、编辑的权限及有效期限进行控制。

·内部共享：对指定文件进行点对点发送，或者直接发起群聊进行分享。

·文件外发：文件以外链方式发送，可对文件权限文件有效期、文件使用次数等进行控制。

支持对知识文档发起在线协同编辑 icon

文档协同编辑

支持对offce wps等格式的文件进行在线协同编辑，支持进行编辑区域锁定，人员的协同分工。

支持在线编辑具备痕迹显示，多版本留存。

个人云盘，对本地办公资料进行存储备份 icon

个人云盘

公司可为用户提供云存储空间，用户个人可维护云盘的文件夹层级结构，可快速备份本地的办公文件资料。云盘支持浏览量、PC客户端、移动端同步使用。

多种文控策略，确保知识文档有效积累，有序管理 icon

文档策略

对于不同的文件目录可设置编号规则、文档模板，附件的格式、附件的大小、命名规范等管理策略。

能够按照组织架构、流程、标签等不同业务维度进行文档分级分类管理 icon

文件分级分类

·支持按照不同维度进行文件的分类，按照组织结构、按照项目、按照其它业务属性。

·支持用户端进行分类维度的切换。

·同一份文件可归属于不同的分类结构。

能够设置自定义标签，形成个性化的文档分类能力，便于自定义检索和推送，提升效率 icon

文档标签管理

标签是一种灵活的文件分类方式，用户可对文件进行自行添加标签，也可在标签库中进行选择添加。

·公共标签：系统定义标签库，及标签的分级分类；

·个人标签：用户建立个人的标签库，便于搜索利用；
·智能标签：系统根据文档的来源、业务属性、文档内容自动生成。

文档多版本规范化管理，便于追溯、回滚，提升办公效率 icon

文档版本管理

·版本更新：可通过流程审批进行版本控制；

·版本记录：详细记录每个版本的修改内容、日志；

·版本对比：对比不同版本的差异点；
·版本回滚：对于异常状态可以回滚至上一个版本；

·清理策略：可设置规则对无效版本进行清理。

对文档上传、下载、预览、打印、共享等具备精细化的权限管控 icon

文档权限管理

提供数十种细颗粒度的权限类别，完全满足不同类型组织对合规的需求；

支持分级授权管理，对于不同下属业务版本、部门可单独设置文件分类的管理和使用权限；

根据部门、岗位、职级、角色等维度进行权限分配不受组织变动影响。

通过多流程协同，实现知识文档的新增、生效、修订、更新、作废全周期管理 icon

知识审批流程管理

根据组织对文控的要求，可对流程进行自定义，流程审批后可自动变更文档的状态，无需单独维护。

·文件新增流程
·文件更新流程
·文件权限申请
·文件分享申请
·文件删除申请
·文件作废申请

结合电子签名，重要文件防篡改，具备法律效力 icon

文件防篡改

结合了电子签名以及印章的文档，让文件具备法律效力，包括了从制度文件、合同协议文件、财务单据、会议纪要、考核文件等等都可以结合电子签名以及印章，具备法律效力。

通过集成企业印控中心也能够实现对文件的防算改能力，以及归档存证的能力，一旦文件被下载，修改，文件就自动失效。

文档档案一体化，对于需要长期保管的知识文档可在线向档案系统移交 icon

文档档案一体化

对于需要长期保管的电子文件，如：行政类、项目类、合同类等等，可在文档管理系统发起档案移交经由业务负责人审核通过之后；档案管理员可在移交清单中发起归档操作。

支持对文档进行加密、水印、敏感词等安全策略管理，防止知识文档泄露 icon

文档安全管理

集成本地加解密系统，在文档上传时自动解密，文档下载到本地后自动加密处理。

通过敏感词、水印等安全策略防止企业知识被泄露。

数字化质量文控面临的核心挑战 icon

文档的安全保障、文控的合规管理、便捷的搜索通道、强化知识利用

存在安全隐患

大量的文件都是组织核心的资产、代表组织的核心竞争力。文件需要在内部及外部进行互动传递。缺少系统支撑，会存在核心资料外泄的风险。

文件更新滞后

在作业文件和相关记录层面，由于外界环境变化，需要及时更新。但通常会因为涉及到的关联文件不明确，增加了不少额外的负担。

有合规审计风险

需遵循质量体系来管理内部的研发、生产、营销的全过程。缺乏系统支撑，文件的审批记录、版本记录会混乱存在，面临内外的审计风险。

业务关联度低

由于企业在管理方面对于事故、险情、不符合、缺陷等缺乏统计，文件的更新与业务发展之间存在鸿沟，难以从业务端来反哺企业运营。

数字化质量文控业务逻辑 icon

围绕体系文件、制度文件的全生命周期，从新增至退役进行全程数字化管理，自动化管理文件状态、版本、权限。

管理文档状态
文档伴随流程的审批，状态需要变化，包含：草稿生效作废等；

管理文档版本
需要详细记录文件的编辑修改版本、生效发布版本；

管理文档权限
伴随流程审批需要进行查看编辑下载打印等权限的分发；

管理文档使用
需要详细记录每个体系文件的借阅、培训、分发/回收等关联信息。

根据不同岗位定义个性化文控门户 icon

文控门户

支持自定义门户界面、栏目、权限。

·待办消息集中提醒

·按照权限。分类推送文件

·为管理人员提供清单报表

文件取号管理

文件取号申请

申请人发起取号流程，经由文控部分及分管领导审批通过后，方可进行文件的新增。

·根据选择的文件分类-自动生成文件编号

·在预审流程中确定文件的模板

·可在预审文件中进行附件&文件关联

文件新增管理

文件新增、更新流程

可根据管理要求自定义文件新增、文件更新、文件废止的全过程管理流程。
1-可直接对需要变更的文件发起操作，文件绑定的数据信息无需重复录入。

2-文件的版本会伴随文件的新增及更新流程自动更新变化V1.0...V2.0。
3-文件的状态”生效"“失效”"作废"等可版本文件审批流程自动化维护。

文件生效前培训考试

文件培训&考试

根据ISO文件新增审批中是否需培训，自动触发培训安排，在系统中进行培训和考试全过程管理。

·生成培训通知，可在线反馈；
·在培训中，可结合手机APP扫码签到；

·可在系统中维护题库，随机组卷在线考试；

注：除文件生效培训之外，岗位培训、计划培训等均可在系统中进行完成。

文件分发管理

文件分发与签收

文件新增、培训流程完成后，该文件会进入待分发列表，文控人员可一键操作。

·支持对已生效文件进行补发申请；
·可对纸质文件打印分数进行管理。

质量文件复审管理

文件复审管理

文件新增生效后会关联生效及失效日期，可设置规则在到期前对文控人员进行复审提醒。

·文件沿用：特殊情况会有沿用的可能性，根据流程审批情况，自定变更失效日期；

·文件修订：类似文件新增，对原文件进行更新修订审批；
·文件作废：作废文件会生成作废文件情况，管理人员可追溯查询。

质量文件作废管理

文件作废管理

文件复审后需要作废处理，可触发文件作废流程选择需作废文件，在线流程处理后，文件状态将自动变更为“作废”，该文件的权限将回收处理。

·作废文件查询：提供统计清单，用于追溯已作废的文件。

质量文件审计清单管理 icon

文件清单

1. 结合权限提供各类文件清单，包含：预审清单审批中、生效文件清单、待培训文件清单、待分发文件清单、废止文件清单等。

2. 支持按照文件属性进行检索、统计，以及清单中文件的在线预览。
3. 提供消息提醒，文控人员可直接通过文件清单进行分发、培训、回收等操作。

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