解决档案利用不便,避免出现人员流失造成的档案丢失,防止档案去向不明等的尴尬情况
涵盖综合档案全生命周期管理的专业功能,提供档案采集、录入、整理、扫描上传、归档入库、利用、编研、注销等全生命周期的管理功能。
提供覆盖面广,且功能丰富的档案采集功能,用户可按组织内部的管理习惯及需要,匹配采用符合组织自身需要的档案采集方法。
采用条码识别的方式是准确率、可靠性最高的文档智能归类方式。会博通支持全面支持基于一维码、二维码的图片识别功能,并按照编号形成智能分类规则实现智能识别归档。
每一级单位都是一套独立系统,可以通过交换中心报送档案。每一个环节既可成为独立系统,又可以通过交换中心组成一套大型的关联系统。
标准化档案结构管理,新建分类时即可获取按照上级单位要求制定的分类模板,并把分类下所管理的档案著录属性以及档案表格等一并继承。新建后即可按照上级单位规定的档案管理规则,标准化地完成档案的全生命周期管理工作。
多种标准化的编号机制,文件、档案均提供多种自动编号/取号方式。完整的档号一般应包括全宗号、档案室编号、年度、保管期限、机构(问题)等。编号可以是文字、字母、数字或其组合。档案定义时输入的档号,应输入类目编号的完整长度,并且,在同一个会博通数据库中,必须是唯一编号。
归档编辑平台完成文件归为档案的全过程,在同一页面,即可完成文件归档以及档案管理的相关操作(表格打印、编号、档案注册等),无论管理的是何种档案,也无论档案管理方式如何改变,归档编辑都可满足你将文件归为档案的全过程操作需求。
智能化的辅助自动归档功能,提高档案归档效率。在同一页面,可根据全宗号、归档年度、保管期限或档案类型等条件,实现自动分类、自动编归档号的一键自动归档功能。
涵盖收集、存储、移交三个环节的四性检测功能,通过MD5、防篡改、放注入、元数据、文件阅读、验签等可自定义选择的检测项,全面满足对电子档案的真实性、可靠性、完整性、可用性四性检测需求。同时,从系统底层设计的防病毒机制大大提升了电子档案的安全性。
注册与注销,保证了档案的有效性,已经完成整理的档案,可使用系统的注册功能,防止档案被再次改动;如档案已经到期,则可使用注销功能,保证在录档案的有效性。
根据文件顺序自动重编归档号,并加盖档案归档章
自由定义的表格模板,辅助纸质档案的整理。不仅提供支持档案整理工作的表格套打功能,还提供打印表格的自定义格式设定工具,以便于应对各类型纸质档案整理的需要。例如档案封面、目录、备考表等等,实现直接套打,无需进行二次的人工操作。
历史版本管理避免历史文件丢失,系统中任何一条有内容的知识、文档,都可根据系统参数设置历史版本的记录功能,可以自动编制版本号,版本号的编制规则可自定义(可自定义递增规则、编号规则、位数等)。更换正文或文件通过变更审批时,可以自动更换原文件形成新的版本,原文件则成为历史版本。
全面自定义结构,集中管理实体与电子档案。既符合国家档案管理标准,又能通过独有的自定义功能,配置专属于组织的档案管理架构。
专业的干部人事档案管理模块,干部人事档案是组织、人事等有关部门,按照党的干部政策,在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文件材料,并按有关规定进行整理后组合起来的人事档案。是历史地、全面地考察了解和正确地选拔使用干部的重要依据,是国家档案的重要组成部分。
功能全面涵盖图片、视频等多媒体文件的收、管、存、用
基于独创的“收纳盒”的档案移交/归档标准化管理,为档案移交、归档、借还等业务,提供可由客户自由定义的标准化管理流程,实现档案业务的流程化管理。
提供回收站功能,有效防止档案误删除,回收站用来存放用户临时删除的档案资料,存放在回收站的文件可以恢复,即便被用户清空回收站,文件也会转存到系统回收中心,保障档案万无一失。
详细的档案数据管理与统计信息,档案管理应用模块带有专用的统计页面,可对库存档案的综合情况实现可视化的直观展现,并可根据档案种类、档案保管期限、档案密级、数字档案不同维度进行数据统计方式进行。
全面且可自定义范围的档案利用统计功能,有权限的用户可随时对档案的利用情况、利用明细以及利用排名等信息进行可自定义事件、借阅人等范围的统计。不仅掌握档案资料的利用情况,还能统计档案的使用热度。
细粒化的权限管理,保障档案应用安全
可按类型设置登入IP段限制,保障重要档案资料安全。任何类型,都可设置可访问的IP段,只有在该IP段登入系统,才可访问和阅读该类型及其文档。
在线预览与在线编辑,支持dwg、doc、xls、ppt、wps、et、dpt、jeg、png、gif、tif、txt、hetm、cgm、epub、pcl、ps、xps等多种常用文件格式转换在线预览。
系统监控、日志清单记录所有操作痕迹,有迹可循,主要负责监控用户登入登出情况、用户活跃度情况、系统报警情况、应用操作情况、业务流程情况等。
OCR自动识别全文检索,提供强大的检索功能,支持关键词检索、全文检索、类自然语言搜索、二次搜索等多种检索方式,并且检索结果是根据工作职能与授权决定的。
纯线上、纯线下以及线上线下结合的档案借还体系,用户可通过,使用扫码或关键字检索方式定位档案资料,对于没有权限或需要借用原件/复印件时,可发起借用流程。
基于搜索的编研及编研成果发布,用户可根据各自的权限和工作需要,对系统中的档案及各种知识文档,进行各种专业需要的搜索,并可将搜索结果进行保存、编辑,以形成专业化的知识地图或编研成果。
基于思维导图的档案编研功能,用户可根据各自的权限和工作需要,对系统中的档案及各种知识文档,形成思维导图形式的编研成果。
快速准确的物联网化管理,系统中的每一条信息,包括文档、物品、资产都可自动配置条码/二维码、电子标签,可快速实现查找、发起借用等操作。
提醒功能保证档案关键管理节点的管控,内嵌提醒功能,适用于借阅归还提醒等操作;提醒方式以内部邮件或短信方式进行。
移动化档案管理,方便快捷,移动端的档案管理可不限时间、不限地域的查看、阅读、利用档案资料。
H5轻应用,可根据需要继承到第三方APP中应用(如企业微信等)
信息系统的等级保护,是一项系统工程,将尽力配合客户实施安全等级保护与测评工作。就系统本身而言,可以满足二级、三级等保条件要求。
客服团队:提供绿色热线与在线通信通道。方案团队:对于客户的专业化需求,会博通组建专业的项目团队,量身定制符合管理需要的专业应用系统。技术团队:为用户拓展需求深度,实施能落到实处的信息化建设。售后团队:不仅为客户提供专业的培训讲师,进行产品培训,还提供面对面的交流培训。
珠江钢琴集团成立于1956年,是一家集钢琴、数码乐器、音乐教育、文化传媒协同发展的综合乐器文化企业,是A股上市公司,具有国际化水平的产品创新能力和全球化规模的钢琴产销能力。客户需求:珠江钢琴集团希望借助数字化工具,集中管理专有知识资产,推动集团由传统制造业向文化服务业转型。解决方案:绍林科技在很短的时间内,帮助珠江钢琴集团建成了以企业综合档案管理为基础的企业专有知识管理平台和知识管理体系,并且做到了集团与各分支机构全覆盖。
广晟建设投资集团有限公司,是一家集投资、建设、运维于一体的大型省属国有企业,拥有建筑、公路、冶金、矿山、市政公用、机电工程等总承包壹级资质,在全国各地设有分支机构。客户需求:广晟建设投资集团非常重视企业的内部管理,希望提高企业的信息化水平。解决方案:广晟建设投资集团采用会博通作为其综合办公管理平台,实现了内部办公管理的数字化、无纸化,与各分支机构的沟通与协作,也不再受时间和空间的限制,真正做到了任何时候、任何地点、与任何人沟通与协作的理想。
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