润普档案管理系统_电子档案管理系统_档案全生命周期管理系统-云巴巴

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润普档案管理系统

润普档案管理系统定制开发的站点平台。高效采集档案，并有序著录整理，电子和实体档案安全、合规入库。调整档案属性，鉴定销毁实体档案。流程控制档案移出，记录备份复查。统计档案数据，监控管理情况。

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首页 > 产品中心 > 电子签章 > 润普档案管理系统

现状和问题 - 合规性难实现 icon

用传统Excel手工管理档案,操作不便容易出错

档案编号管理容器出现编号重号

管理流程复杂,流程容易出现漏洞

电子档案信息混杂,难于有效管理

档案数据更新不及时, 统计难进行,难掌握整体情况

现状和问题 - 档案管理低效 icon

花费大量时间查找档案,档案查找不及时耽误工作

档案借阅手续复杂繁琐,周期长无法及时掌握借出状态

大量的档案录入工作,人工操作容易造成录入错误

档案整理过程繁琐低效，需要消耗大量人力物力

现状和问题 - 档案管理安全难保障 icon

机密档案查看借阅容易泄露

实体档案丢失或损毁,带来不可估量的损失

电子档案借阅,容易造成造成外发泄密

各种灾害造成档案损毁,无法恢复

历史档案因年代久远或保管不善,导致损坏或丢失

功能模块

系统架构图

系统组成

档案收集整理

档案收集整理

扫描纸质文件，确保扫描件文件名和系统内的保持一致；整理档案台账，excel台账直接导入系统形成档案记录，用于实体档案的借阅和管理；批量上传档案，导入电子文件，挂载到档案记录下。

档案收集整理

档案收集整理

档案归档入库

从各处收集的档案数据存放预归档区, 并对档案进行著录,著录完毕的档案通过归档审核入库管理，纸质档案则整理后放入档案室管理。

档案归档入库

经鉴定、审批后，档案才正式完成入库

可灵活配置审批步骤和审核人

自动识别有无实体案卷

卷内目录等报表输出打印，提高效率 icon

支持案卷封面、案卷目录、卷内目录、档案盒封面、背脊等多种格式模板制作、调整、批量打印等功能。

档案归档入库

档案检索利用

档案检索利用

档案借阅

普通用户发起档案借阅申请

支持借阅电子、实体档案，多种借阅方式满足不同的借阅需求支持限制电子借阅权限

支持续借、预约

流程管理

用户的借阅行为受流程跟踪，自动触发流程给审批人

档案借出归还行为清晰记录在表单上，防止责任推诿

档案检索利用

系统支持档案在线预览，多种格式满足不同档案客户预览的需求。包括

电子档案附件（Word/PPT）

文书档案扫描件（PDF/ODF）

照片相册档案（JPG/JPEG图片）

音像档案（视频/音频）

图纸档案（TIFF/DWG）

提供目录查阅、水印预览、文档内搜索、阅读书签等功能方便阅读；也可对文件进行放大缩小、全屏显示，上下页切换、打印等操作。

档案修订、销毁

临近销毁时间的档案进入鉴定阶段，对档案做出评估有价值的档案延期保存，无价值档案经审批确认后，进行销毁操作销毁完毕，电子档案废弃，纸质档案自动下架审批流程支持按需求自定义设置。

档案修订、销毁

调整元数据、保存期限、密级，并卷、拆卷档案信息，可申请调整档案通过修订审批后，信息自动变更支持自定义审批鉴定、修改流程。

档案修订、销毁

系统自动生成销毁清册，无需人工登记，避免失误已销毁档案清晰记录实际销毁时间、份数、页数及其他档案著录项，便于日后复查。

档案移交

档案移出，受流程控制

移出流程可自定义

经审批通过，才可将档案正式移出

库房实体档案，自动下架

档案移交

自动形成移出清册，作为数据备份

系统自动生成移出清册，无需人工登记

移出清册清晰记录实移出时间、移出原因等，便于后期档案复查

统计监管

提供初始化报表满足档案归档、档案借阅的统计

可自定义新建报表类型，满足更广的统计需求，掌握档案管理的全面信息

直方图形象展示统计数据，辅助表格说明数据情况

周、月趋势图展示数据走向，对比不同月、不同周的档案管理情况

统计监管

统计监管

提供多个维度操作日志分析工具，供不同人员使用：个人、档案、案卷、全站记录用户的操作行为，方便查找问题原因独立的站点审计人角色，审计所有操作日志

统计监管

系统为档案管理提供6层管理角色，用于划分不同人员的权限查看人权限继续细分为7级，精细化的权限设置，实现系统内的操作安全管控。

统计监管

可自定义设置密级，设定密级对应的查看人员，以及相应查看权限密级可定义到每一案卷中

统计监管

站点审计人，支持成批查看文件夹授权情况，发现授权问题

支持批量转交离职转岗人员权限

支持批量调整文件夹管理人权限

统计监管

可根据位置、网络IP地址、权限、人员，灵活设置各种安全策略

例如可设置：如果在公司外访问，除领导之外，其他普通用户禁止进行下载、删除档案的操作

增强功能-应用市场

提供全新应用，包括皮肤、规则、查看方式、空间栏目等插件提供快速开发平台，开发定制应用。

增强功能-移动端

提供通讯录同步、消息推送、单点登录等基础功能

内置多种微应用，部署到微信菜单，或钉钉应用站点微应用，提供站点常用功能，包括搜索、通知、工作台、栏目导航、文档查看分享等

增强功能-扫描一体化 icon

集中性：文件集中存储，统一管理；可控性：通过权限配置对用户进行使用功能控制，记录操作行为，审计追踪；扩展性：提供基础的文件库组织架构，可根据企业工作性质和需求扩展定制；智能化：自动拆分文件、自动转化文件格式、OCR文字识别。

增强功能-系统集成

增强功能-智能档案库房集成 icon

系统支持与智能档案库房集成，通过与档案系统集成提高库房管理的效率；在档案管理的环节中动态显示库房内的情况，例如实体档案种类、数量、状态、温湿度等信息，快速定位查找、借阅档案。实现档案管理的数字化、自动化、高效化。

温湿度数据同步
同步记录档案库房内的温湿度数据，掌握库房的温湿度变化

虚拟库房图像
动态显示库房实际情况,与图书馆列架类似

纸质档案借阅
记录纸质档案借阅归还的的信息，便于日后查询

实体库房定位提示
显示实体档案存放位置、数量等信息。便于用户查阅档案资料。

增强功能-OCR识别 icon

支持不受板式限制的自由场景全文本识别，允许文字模糊或倾斜；支持印刷体中文、英文，手写体，生僻字等场景；

支持多种证件、票据类型识别，满足不同场景的业务需求。

识别结果可一键导出Office、WPS、双层PDF文档等可编辑的文件。

增强功能-站点定制

可定制的内容包括

登录页面

站点皮肤

栏目

工作台栏目

表单

流程

查看方式 .....

增强功能-开发平台

快速开发
直接在浏览器上开发，成熟工具和组件，快速表单和流程定制。使用python语言进行开发。

系统集成
AD/LADP认证

CAS单点登录认证

邮箱系统集成

OA系统集成

ERP系统集成

开放API接口
Webdav标准接口

Python 开发接口

JAVA 开发接口

产品优势

使用价值

01
建立企业知识体系和脉络，挖掘传播隐性知识。

02
降低档案分散到终端的机率，确保档案集中管理和受控。

03
降低信息流通的障碍，提高了档案的使用率。

04
构建和规范企业的中心档案库，有效知识累积。

05
有效保证文档的正确性降低质量事故发生机率。

06
节省了检索时间，提升了员工的工作效率。

典型客户案例

行业客户案例

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支持国密 SM2 SM3算法

商用密码评审信创要求

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