万户软件Flex合同管理系统_政务企业合同管理系统

万户软件Flex合同管理系统

万户软件Flex合同管理系统是协助企业管理本企业所有合同信息的全生命周期的办公应用系统。如果您是合同管理员，您需要了解本文档所有内容，尤其需要关注的是系统设置模块，因为设置项可以改变整个系统的业务走向。如果您是合同专员用户，您无需了解管理员设置里面的全部内容，请着重了解合同业务需要进行业务流转的必要条件。

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业务背景

合同管理是协助企业管理本企业所有合同信息的全生命周期的办公应用系统。如果您是合同管理员，您需要了解本文档所有内容，尤其需要关注的是系统设置模块，因为设置项可以改变整个系统的业务走向。如果您是合同专员用户，您无需了解管理员设置里面的全部内容，请着重了解合同业务需要进行业务流转的必要条件。

管理员

1、系统设置：基础设置（我方签约主体、签约部门、基础数据设置）、模板分类、合同分类、合同编号、相对方行业、相对方地区、相对方类型、审批设置 2、合同准备：相对方管理、合同模板 3、统计分析：合同收款统计、合同付款统计、相对方统计、签约成绩统计。

合同专员

1、维护合同准备数据 2、发起合同订立、变更、终止流程 3、履行管理：收付款计划、发票管理、收款管理、付款管理 4、合同台账 5、统计分析。

方案总体介绍

基础设置-我方签约主体 icon

我方签约主体

1、点击左侧我方签约主体菜单，进入我方签约主体设置页面

2、点击“新建”按钮可新增我方签约主体

3、功能说明：维护我方签约主体的相关信息，在合同订立过程中可直接调用该处维护的数据，避免重复数据的录入

4、拥有该菜单权限的用户可进行新增、修改和删除操作

基础设置-签约部门

签约部门

1、点击左侧签约部门菜单，进入签约部门设置页面

2、点击“新建”按钮可新增签约部门

3、功能说明：用于自定义部门成员，统计其签约合同和签约金额，如签约统计信息.部门签约

4、拥有该菜单权限的用户可进行新增、修改和删除操作

基础设置-基础数据设置 icon

基础数据设置

1、点击左侧基础数据设置菜单，进入基础数据设置页面

2、点击“保存”按钮可保存当前基础数据设置信息

3、功能说明：用于合同管理过程中，各业务节点的提醒时间、提醒方式的统一设置和部门签约成绩的统计逻辑

模板分类

1、点击左侧模板分类菜单，进入模板分类设置页面

2、点击“新建”按钮可新增模板分类

3、功能说明：维护模板分类的数据，在合同准备阶段模板管理时可直接调用该处的数据

4、拥有该菜单权限的用户可进行新增、修改和删除操作

项目分类

合同分类

1、点击左侧项目分类菜单，进入项目分类设置页面

2、点击“新建”按钮可项目分类

3、功能说明：维护项目分类的数据，在合同订立阶段创建合同时可直接调用该处数据

4、拥有该菜单权限的用户可进行新增、修改和删除操作

合同编号

1、点击左侧合同编号菜单，进入合同编号管理页面

2、点击“新建”按钮可新增合同编号，新增时需选择审批设置中已有的合同审批类流程，对应流程不能为空或者重复选择

3、功能说明：维护合同编号数据，在合同订立阶段创建合同时可根据合同审批流程直接生成相应的合同编号

4、拥有该菜单权限的用户可进行新增和修改操作

相对方行业

相对方行业

1、点击左侧相对方行业菜单，进入相对方行业设置页面

2、点击“新建”按钮可新增相对方行业

3、功能说明：设置相对方行业，在合同准备阶段相对方管理新建相对方信息时可直接调用该处数据，同时用于统计分析的收付款统计和相对方统计

4、拥有该菜单权限的用户可进行查看、修改和删除等操作

相对方地区

1、点击左侧相对方地区菜单，进入相对方地区设置页面

2、点击“新建”按钮可新增相对方地区

3、功能说明：系统默认录入东北地区、华北地区、华东地区、华中地区、华南地区、西南地区、西北地区、港澳台地区，可修改和删除。设置相对方地区，在合同准备阶段相对方管理新建相对方信息时可直接调用该处数据，同时用于统计分析的收付款统计和相对方统计 4、拥有该菜单权限的用户可进行查看、修改和删除等操作

相对方类型

相对方类型

1、点击左侧相对方类型菜单，进入相对方类型设置页面

2、点击“新建”按钮可新增相对方类型

3、功能说明：设置相对方类型，在合同准备阶段相对方管理新建相对方信息时可直接调用该处数据

4、拥有该菜单权限的用户可进行查看、修改和删除等操作

审批设置

1、设置付款申请、相对方审批、模板审批、相对方变更、合同审批、模板变更、合同变更、合同终止、开票申请九个分类的数据表、表单、流程

如何维护合同准备数据-招标采购项目信息 icon

招标采购

1、点击左侧招标采购菜单，进入招标采购页面

2、功能说明：提供招标采购项目信息库管理功能，支持批量导入、导出；点击归档按钮可以将招标类和非招标类的项目归档；

如何维护合同准备数据-归档文件 icon

招标采购

1、点击左侧归档文件菜单，进入归档文件页面

2、功能说明：提供招标采购项目归档文件管理功能；系统自动初始化21个文件目录；根据项目名称、标段名称系统自动初始化对应层级目录；提供对文档目录的新建、编辑、修改、删除功能；支持上传主流格式的文件，归档文件支持批量下载和列表下载

如何维护合同准备数据-相对方管理 icon

新建相对方

1、点击左侧相对方管理菜单，进入相对方管理列表页面

2、点击相对方白名单子菜单，点击“新建”按钮可新增相对方，默认白名单

3、功能说明：相对方管理为企业内部公开的相对方信息库，发生合同往来的客户，必须先录入相对方管理模块，经领导审批其资质无误后，才允许和其发生合同签订，分为“相对方白名单”和“相对方黑名单”，合同发起时，可直接调用白名单内相对方信息，支持重复调用

4、该菜单内的权限全部由后台权限管理控制，具体操作有新增、查看、变更

如何维护合同准备数据-相对方变更 icon

相对方变更

1、点击左侧相对方管理菜单，进入相对方管理列表页面

2、点击相对方白名单子菜单，点击列表后面修改按钮可变更相对方，变更为黑名单审核通过后展示在相对方黑名单列表中

3、功能说明：相对方信息发生变化以及信息变更、合同履行异常的相对方可拉入“黑名单”，不再与其产生合同往来

4、该菜单内的权限全部由后台权限管理控制，具体操作有新增、查看、变更

如何维护合同准备数据-合同模板 icon

模板管理

1、点击左侧合同模板-模板管理菜单，进入模板管理页面

2、点击“新建”按钮可进行新增模板流程

3、功能说明：企业内部创立模板信息库，用户在发起合同时，可直接调用模板，在此基础上编写合同，规范合同起草样式，方便审批。用户可修改模板（流程）和停用启用操作

4、该菜单内的权限全部由后台权限管理控制，具体操作有新增、查看、修改和删除

如何发起合同订立流程-合同订立-新建合同 icon

新建合同

1、点击左侧新建合同菜单，进入合同订立流程选择页面

2、点击“合同审批流程”可发送合同订立流程

3、此处数据来源：系统设置-审批设置-流程管理下合同审批流程 4、此模块为个人的合同管理模块，可以在此模块进行合同审批的发起。在审批设置-流程管理中，可设置流程的发起人等权限

如何发起合同订立流程-合同订立流程 icon

合同订立流程

1、发起合同订立流程时会将合同编号、合同负责人、责任部门自动带出来

2、合同文本处起草方式选择联动，选择调用模板时，则使用合同模板及合同正文，不使用合同文件；选择自由起草时，使用合同正文，不使用合同模板及合同文件；选择合同文件时，使用合同文件，不使用合同模板及合同正文

3、签约主体必须同时拥有“甲方”及“乙方”，可通过点击操作栏中按钮来实现增加和删除操作

4、收付款计划中收付金额累计必须等于合同金额，否则不予发送，可通过点击操作栏中按钮来实现增加和删除操作

如何发起合同订立流程-我的合同 icon

我的合同

1、点击“我的合同”菜单，显示当前登录用户发起的的所有合同信息

2、可根据关键字及其他条件查询合同

3、点击合同名称可查看合同详情，可查看当前合同主体及相关信息，收款合同（合同详情，开票记录，收款记录，变更记录，完结记录，终止记录），付款合同（合同详情，收票记录，付款记录，变更记录，完结记录，终止记录）

如何发起合同订立流程-合同变更流程 icon

合同变更流程

1、履行状态的合同点击变更按钮可发起合同变更流程

2、变更内容可选择“金额”及“条款”，选择金额时，“变更前”字段带入合同金额，不可编辑，同时确保收付款金额累计等于变更后的合同金额

3、流程表单提交后进入变更流程审核状态，该合同在我的合同列表状态为“变更中”，若流程取消，则合同不记录变更信息，状态变为“履行中”，若流程正常办结，则记录变更信息，状态为“履行中”

如何发起合同订立流程-合同终止流程 icon

合同终止流程

1、履行状态的合同点击终止按钮可发起合同终止流程

2、合同信息自动带入，不可编辑

3、流程表单提交后进入终止流程审核状态，该合同在我的合同列表状态为“终止中”，仅可查看，若流程取消，则合同状态变为“履行中”，若流程正常办结，则记录终止信息，状态为“已终止”，仅可查看

如何发起合同订立流程-合同完结 icon

合同完结

1、当合同履行的发票金额=收付款登记金额=合同金额，合同列表尾部有“完结”按钮，点击可进行合同完结操作

2、除“完成收付款时间，备注”字段外，其余字段内容自动带入，不可编辑

3、点击“确认完结”，即完结该合同，合同进入“已完结”状态，仅可查看。

如何合同履行管理-收付款计划 icon

收款计划

展示收款合同的收付款计划

付款计划

展示付款合同的收付款计划

可根据实际业务进展，点击收付款计划列表操作栏修改按钮进行修改操作。若合同在变更审批或者终止审批中，则暂不能修改计划

如何合同履行管理-收付款计划修改 icon

修改计划

1、点击列表尾部修改按钮可修改当前收付款计划

如何合同履行管理-发票管理 icon

发票管理

1、履行中状态的合同，在执行收款合同之前，需要先进行开票申请；在执行付款合同之前，需要先进行收票登记。票据信息核实无误后，才进行实际的收付款处理

2、应收款合同开票申请需进行流程审批，应付款合同收票登记则不需要进行流程审批

3、未收款和未付款的票据信息可作废

如何合同履行管理-发票管理-应收款合同开票 icon

应收款合同开票

1、开票申请流程选择需要进行开票的收款合同信息，合同信息自动带入

2、票据信息需手动填写

如何合同履行管理-发票管理-应收款合同收票 icon

应付款合同收票

1、选择需要收票的合同，合同信息自动带入

2、手动填写票据信息

如何合同履行管理-收款管理 icon

收款管理

1、对于收款合同来说，收款执行前，需要进行开票申请，给相对方开具发票，开票申请通过，根据开票申请信息，系统在此生成合同应收款台账，应收款项实际到账后，财务人员在此可进行收款登记，登记实际收到的款项金额

2、点击收款可查看收款详情，详情页右上角有收款状态标识，展示当前的该记录的收款状态

如何合同履行管理-付款管理 icon

付款管理

1、对于付款合同来说，在收到相对方的票据并登记到系统之后，合同责任人在此可以发起付款申请，经财务审批通过后，进入合同付款执行阶段，并生成合同的对应台账，财务人员在实际执行了合同付款后，财务人员在此可进行付款登记，登记实际付款的金额

2、合同责任人可点击“付款申请”按钮发起付款申请流程

3、具有付款管理维护权限的用户可对申请通过的付款申请进行付款登记操作

如何查看合同台账

合同台账

1、集团内发起的所有合同，均可以在合同台账进行查询跟踪，方便领导进行监督，可根据查询条件自由查询，同时可以给予管理员权限，对执行异常的合同，领导、财务或法务人员也可以及时的介入，避免损失

2、无权限的用户可在此查看自己建立的合同，无操作有查看权的用户，可在此查看权限范围内的合同，无操作有维护权限的用户，可在此查看权限范围内的合同，有操作栏权限

如何进行统计分析-合同收款统计 icon

1、合同收款统计下可查看不同年度的统计数据，默认当前年度，可选择当前年度及上下两年时间

2 、展示收款合同的签订份数、签订金额、开票金额和收款金额的统计年度数据和总数据

3 、展示收款合同在统计年度下每月的签约合同数量和签订金额

4 、展示收款合同在统计年度下每月的开票金额和实际收款金额

5 、展示收款合同在统计年度下合同签订状态比率

6 、展示收款合同在统计年度下收款登记金额和不同属性（相对方地区、相对方行业、合同分类）的分布

如何进行统计分析-合同付款统计 icon

1、合同付款统计下可查看不同年度的统计数据，默认当前年度，可选择当前年度及上下两年时间

2 、展示付款合同的签订份数、签订金额、收票金额和付款金额的统计年度数据和总数据

3 、展示付款合同在统计年度下每月的签约合同数量和签订金额

4 、展示付款合同在统计年度下每月的收票金额和实际付款金额

5 、展示付款合同在统计年度下合同签订状态比率

6 、展示付款合同在统计年度下付款登记金额和不同属性（相对方地区、相对方行业、合同分类）的分布

如何进行统计分析-相对方统计 icon

1、相对方统计展示相对方总数量、当前月份新增相对方数量和黑白名单数量

2、展示相对方地区和相对方行业两种分类下的相对方（总计、黑名单、白名单）数量和占比

3、展示各相对方的签约数据（签约分数、变更审批通过的份数、终止审批通过的份数、正常履行完成的份数、总签约金额、实际完成收付款登记的金额）

如何进行统计分析-签约成绩统计-个人签约 icon

1、签约成绩统计-个人签约展示各员工的签约数据（签约合同份数、变更审批通过的份数、终止审批通过的份数、正常履行完成的份数、总签约金额、实际完成收/付款登记的金额）

2、按收款合同和付款合同类别分页签展示，默认显示收款合同下的统计数据

如何进行统计分析-签约成绩统计-部门签约 icon

1、签约成绩统计-部门签约展示各部门的签约数据（签约份数、变更审批通过的份数、终止审批通过的份数、正常履行完成的份数、总签约金额、实际完成收/付款登记的金额）

2、按收款合同和付款合同类别分页签展示，默认显示收款合同下的统计数据

移动端-我的收款合同 icon

1、查看、搜索我新建的所有收款合同以及合同当前状态

移动端-我的收款合同-详情 icon

1、查看此合同的详细表单

2、查看此合同的开票记录信息、收款记录信息、变更记录信息、完结记录信息、终止记录信息

移动端-我的付款合同 icon

1、查看、搜索我新建的所有付款合同以及合同当前状态

移动端-我的付款合同-详情 icon

1、查看此合同的详细表单

2、查看此合同的收票记录信息、付款记录信息、变更记录信息、完结记录信息、终止记录信息

移动端-履行管理-收款计划 icon

1、查看或查询合同的下一执行节点，显示字段有合同名称、付款方（合同相对方）、计划收款金额（元）、收款时间

移动端-履行管理-收款计划 icon

1、查看此合同的详细表单

2、查看此合同的签约主体、收付款计划

移动端-履行管理-付款计划 icon

1、查看或查询合同的下一执行节点，显示字段有合同名称、收款方（合同相对方）、计划付款金额（元）、付款时间

移动端-履行管理-付款计划 icon

1、查看此合同的详细表单

2、查看此合同的签约主体、收付款计划

移动端-履行管理-开发票记录 icon

1、查看和查询开票申请记录，显示字段有合同名称、开票金额、付款单位（合同相对方）、发票状态

移动端-履行管理-开发票记录 icon

1、查看此合同的详细表单

2、查看此合同的签约主体、收付款计划

移动端-履行管理-收发票记录 icon

1、查看和查询收票登记记录，显示字段有合同名称、开票金额、收款单位（合同相对方）、付款状态

2、查看此合同的基本信息、开票信息

移动端-履行管理-收款记录 icon

1、公司收到相对方打款时，财务需要对该账款进行收款登记记录，显示字段有合同名称、开票金额、付款单位（合同相对方）、收款状态

移动端-履行管理-付款记录 icon

1、收到合作方公司发票确认无误后，财务根据发票金额向合作公司打款，付款后需要对该账款进行付款登记记录，显示字段有合同名称、收票金额、收款单位（合同相对方）、付款状态

签约主体

支持集团与各分子公司使用

1、签约主体理解为一个企业，增加多个企业和配合权限控制以便多个企业同时使用；

2、以此签约主体的企业合同都有单独的业务数据管理；

3、可以方便的在增加和删除企业时保留有签约过程数据。

相对方管理

支持多个相对方的管理

1、相对方理解为企业客户或供应商或伙伴，增加多个相对方和配合权限控制以便多个企业同时使用；

2、与引相对方企业相关合同有单独的业务数据管理；

3、可以方便的在增加和删除相对方时保留有合同过程数据；

4、支持不合格的相对方拉入罢名单机制；

5、支持自定义的表单、流程审批。

合同模板管理

支持格式模板和非格式合同模板管理

1、为保持合同规范性和严肃性，支持以纯WORD模式自由编辑合同模板或导入已经制作完成的合同模板；

2、增加或删除合同模板时不影响目前履行中的合同；

3、支持自定义的表单、流程审批。

合同履行管理

支持合同履行过程的常规管理

1、合同履行过程中的需要收付款的计划事项；

2、合同过程中的收付款的发票管理；

3、收付款项的金额来往记录。

合同台账

支持合同过程中异常情况的介入管理

1、合同履行过程中需要变更时的介入操作；

2、合同履行过程中需要变更时的终止操作。

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