icon企业客服部门的主要工作职责icon
作用
改善产品质量
改善服务规范
改进服务理念
目的
缓解公司和客户之间的矛盾
宣传公司的良好形象
加深客户对公司的认知、认同、认可
目标
增加用户留存率和忠诚度
提升企业的信誉和口碑
提升企业的业绩增长
icon客服部门的工作痛点icon
客户满意度低

电话找不到人!解决问题好慢!等等一系列客户服务的问题,当客户和企业不能顺畅沟通,咨询、问题、投诉得不到及时准确的响应和回答时,就直接导致了客户体验差,满意度低。

客服效率低

客服人员在处理客户诉求时,分散且孤立,需要解决大量重复的问题,同时,还导致了客服人员与其他部门配合衔接不够紧密,大大降低客服工作效率。

企业投入高

企业在搭建客服体系时,需要支付高昂的软硬件投入费用,以及后期软硬件的升级维护也是一笔不小的开支,建设周期长。在业务量上涨的时候,想到的是增加坐席人员,这无疑又增加了企业的客服成本。

icon企业为什么需要一款客服工单管理系统icon

作为企业的重要组成部分,客服被多数企业视为鸡肋:食之无味弃之可惜。互联网+时代,面对以“用户为中心”的个性化服务趋势,如何有效减少客服成本,成为企业非常关心的问题。“根据Forrester的一份报告,42%的客服人员无法有效解决客户问题,原因是缺乏系统管理或问题分散在多个应用中。”

icon一款好的客服管理系统能给企业带来什么icon

客服工单管理系统:企业引入一款功能良好、架构清晰、使用方便的客服工单管理系统,可以极大地优化客服部门的工作,提升客户满意度。

客服角度
减少问题数量
提高处理效率
客户角度
鼓励自助查询
拓宽解决思路
客服体系角度
搭建统一平台
优化客服体系
icon客服工单管理系统的三大组成要素icon

一款优秀的客服工单管理系统应该至少包含如下几个方面的内容

工单管理
在一个集中的平台上管理来自不同渠道的客户工单请求
自动化套件
确保客户问题自动定向到合适的客服人员,并自动执行一些重复的操作
报表和优化
了解客服团队工作负载、工作效率、问题解决率等重要参数,为客服工作的优化提供重要参考
icon客服系统的选型标准icon
渠道接入
客户有可能与企业进行接触的不同触点,或者企业规划的固定服务窗口,视为客服系统接入的渠道。
对话窗口调整
客户在咨询客服人员时,接通对话看到的窗口。一般情况下都会有自定义的需求,毕竟窗口代表的是企业对外的形象。
对话分配
通过一定的规则设定来让不同的对话分配给不同的部门或客服人员。
辅助工具
客服在服务过程中,使用什么样的功能可以让自己的效率更高,比如快捷回复、知识库参考等。
监控模块
管理人员对客服人员工作的过程、状态、以及结果的管控。
数据分析
企业通过不同数据的指标,从不同的维度来详细分析运营的情况。
icon一款好的客服系统可以使客服部门由成本中心变成利润中心icon

一个好的客服体系一定是通过沟通、服务、优化、管理、反馈实现一个良性自发展的循环,而客服人员也可以从繁杂的工作中解放出来,按照实际需求去制定规则,回归自身的价值。

iconZoho Desk是什么?icon

Zoho Desk是一款基于网络的帮助台软件,它可以让你有效地管理客户服务活动。Zoho Desk可以轻松分配和追踪帮助台工单,也可以轻松设置告警。您可以为企业定制Zoho Desk,并确保客户服务体验的满意度。业界第一款上下文情景感知的客服工单管理系统!!

多渠道
收集来自邮件、电话、在线聊天、网站、帮助中心、社交平台等不同渠道的客户问题工单并统一管理。
自动化
自动分配工单给合适的客服人员,自动化处理重复繁琐的日常工作,省时省力,提高效率。
可定制
字段、布局、模块、验证规则、模板、工作流、用户权限等等,灵活定制,打造企业所需的个性化客服工单系统。
icon选择Zoho Desk的 9 个最佳理由icon
通过多个接触点与客户联系。从电话、邮件、网站、在线聊天、社区论坛和其他渠道创建支持工单。配置你的客户合约,并及时关闭工单。设置 SLA 来定义工单到期日期,并在过期时将它们提升到多个级别。通过使用工作流自动化客户服务流程,提高客服人员的工作效率。根据条件将接收的工单分配给客服人员。在收到客户的工单时,自动发送一封确认电子邮件。当工单分配给客服人员时,也通知到他们。为您的客户提供一个强大的知识库,包括按主题分类的FAQ和其他文章。
通过自定义域名映射拥有属于您自己的客服系统。上传公司Logo,并根据企业需要灵活定制门户。使用内置报表对客服活动进行评估,通过自定义报表来度量工单流程的各个方面,在仪表板中查看摘要信息和重要统计信息。通过定义Zoho Desk中的角色、职位和组,配置数据共享规则和字段级安全性,来确保您的信息受到保护。通过集成行业领先的客户关系管理应用Zoho CRM,完成从销售到支持的客户循环。
icon收集来自不同渠道的工单,从集中的位置统一管理icon
电子邮件
将发送到客户服务邮箱中的邮件转发到客服工单系统
网站表单
将表单嵌入到网站中,通过表单接收的客户反馈直接进入系统
社交平台
将表单添加到微信公众号,用户通过公众号菜单提交的工单直接进入系统
在线聊天
集成在线客服软件,与客户实时聊天,将聊天内容立即转换为工单添加到客服系统
客服电话
通过电话与客户沟通问题,接收客户咨询,将内容直接记录在客服工单系统内
社区论坛
客户通过用户帮助中心的社区论坛发表帖子,可以直接将帖子转换为工单进行进一步跟进和回复
icon收集来自不同渠道的工单,从集中的位置统一管理icon
icon不同的分类管理方式,更快捷的找到所需要的内容icon
icon深入了解客户服务沟通过程,提供更加优质的响应icon
时间轴视图提供了最近收到的来自于同一个客户的工单概述。它获取从客户联系人处收到的工单,并按时间顺序显示它们。
时间轴视图的优点
它可以帮助客服人员了解客户是新客户还是回头客。
可以通过将工单分配给以前处理过该客户的客服人员来加快问题解决。
通过查看客户在以前工单上的评分来确定客户的心态。
通过查看前面提供的解决方案来了解当前工单的上下文。
合并工单,如果您收到了关于同一问题的多个工单,可以将他们合并为一个。
icon帮助客户自行寻找问题的答案,并培养企业用户社区icon

“根据Forrester的数据,67%的消费者使用网络自助服务来寻找问题的答案。”

可嵌入式自助服务
使用ASAP插件,将客户自助服务功能嵌入到您的网站和移动应用程序中。
社区论坛
建立和发展一个由客户、潜在客户和访客组成的社区。通过建立社区和论坛来提高客户的参与度。
多品牌帮助中心
为每个品牌的客户创建一个独特的自助服务门户。
知识库
为常见问题创建解决方案库。
icon可嵌入式自助服务ASAPicon
通过在网站上嵌入ASAP插件可以帮助终端客户快速访问您的帮助中心。通过将此插件与您的网站集成,您可以:
快速访问知识库文章
提交工单给客服人员
访问用户社区论坛
即时在线聊天
icon为每个品牌创建部门,并创建品牌特有的帮助中心icon
多品牌帮助中心
Zoho Desk的多品牌客户服务通过为每个品牌提供各自的帮助中心,使您区分出每个品牌的身份。
可以自定义多品牌帮助中心的Logo、颜色、布局和权限,使其符合您的品牌原则。
多品牌帮助中心,包括知识库、文章和常见问题的存储库,客户可以简单地搜索并找到问题答案。
icon通过社区论坛让用户之间保持更畅快的沟通icon
自助是最好的帮助
建立由客户和热心人士组成的团队,他们可以互助回答和解决问题。这将减少客服人员的工单负担,并确保客户的问题得到响应和回答。
审核社区帖子
通过审核社区帖子,您可以始终控制内容的质量,并减少垃圾邮件和不必要的内容参与。添加多个版主,并置顶社区讨论。
设置访问权限
可以向所有人开放社区,也可以只对登录用户开放。可以确保您的客户帖子是受保护的,并保持您的公告仅对注册用户可见。
icon知识库自助搜索,更快的答案,更少的工单,更满意的客户icon
轻松的自助服务
通过在知识库中查找文章和FAQ的存储库,客户可以在不等待客服的情况下自己找到答案。
自动建议
Zoho Desk的自动提示功能可以帮助用户更快地找到所需要的内容。
icon不同的工作模式突出不同的重点内容icon

Zoho Desk的工作模式是通过一组分列来分类呈现工单。每个列包含根据到期日期、客户类型、优先级或状态排序的工单。工作模式中的工单将自动移动到相应的列,这样客服人员就可以快速关注并响应重要的工单。

状态模式
基于工单当前的状态呈现,使客服人员关注于推进工单的处理。
握手模式
基于Zoho CRM中的联系人类型分类显示工单。
倒计时模式
按照工单到期时间呈现,有助于客服人员尽快处理即将到期的工单。
优先级模式
按照工单优先级呈现,有助于客服人员尽快处理高优先级的工单。
icon一键粘贴知识库文章到工单,极大提高工单回复效率icon
icon预定义模板减少重复内容的输入时间,更快响应客户icon

客服人员使用工单模板和常用语模板来减少重复内容的输入时间。通过简单的点击,他们可以更快地响应客户,并减少每一张工单所需的手工工作。

icon团队协作使内部成员之间更快、更方便地交流icon

客服人员经常依赖于其他团队成员来帮助客户解决他们的问题。Zoho Desk工单系统具有协作功能,允许客服人员通过私有评论和提及的方式与工单内的其他成员沟通问题。这也减少了信息的误解和重复,因为所有的交互都集中在一个地方。

icon智能搜索、视图筛选、共享协作极大提高工单处理效率icon

Zoho Desk帮助你更快地处理日常任务,提供更智能的搜索选项、工单筛选视图和更简单的共享协作工具,你就可以专注于更重要的业务。

icon自动化操作帮助客服人员节省时间,更加关注客户关系icon
工单自动分配
确保每张工单都自动分配给相应的客服人员。
通知规则
自动通知客户和客服人员他们的工单进展情况。
SLA和升级
维护服务级别协议并自动升级违规行为。
工作流
编写规则以更新字段、发送告警、添加任务和执行自定义操作。
蓝图
有效管理复杂的跨职能服务流程。
宏命令
一系列组合操作,包括发送邮件、创建任务以及使用指定值更新工单中的字段。
icon为每一个工单自动匹配合适的客服人员icon
icon让每个人都及时得到最新消息icon
iconSLA服务级别协议和问题升级帮助您自动遵守合约承诺icon

A、避免遗漏任何工单:服务级别协议可帮助您根据条件自动设置工单的到期时间。这有助于您的客服人员决定哪些工单需要他们立即关注,哪些工单可以在以后解决。B、迅速处理错误:当发生违反SLA的情况时,Zoho Desk会自动将过期的工单上报给相关经理或客服人员。C、主动管理工单:经理和主管可以创建一个自定义视图来查看所有违反SLA的工单列表,然后他们可以直接介入并管理这些工单,也可以将它们分配给其他团队成员以确保及时解决。D、监控进度:跟踪整个客户服务工作的进度,例如过期工单的数量、违反SLA的情况和平均响应时间。

icon工作流助力企业一键简化客户服务工作icon
触发工作流的操作
创建
编辑/字段更新
客户回复
客服人员响应
评论
私有线程
满意度评价
记录删除
执行工作流的条件
字段条件匹配
减少手动工作
关键时刻把控
差异性处理
满足规则后执行的操作
告警
任务
字段更新
自定义函数
icon蓝图可以更好把控流程的执行和规范用户的行为icon
让流程跑起来
随着业务的增长,确保流程正确执行变得越来越困难。蓝图可以做到!
合理把控用户行为
在流程的每个阶段,蓝图使每个相关人员都能遵守流程的规则。
发现并管理流程中的瓶颈
蓝图仪表板帮助决策者发现流程运行中的瓶颈,并对流程进行改进。 蓝图和工作流是不同的
与工作流不同,蓝图定义了工单在解决之前发生的所有操作。
icon将多个操作组合在一起,一键执行,提高效率icon

概念:宏是一组可以针对Zoho Desk中的工单所执行的操作。这些操作包括发送邮件、创建任务以及使用指定值更新工单中的字段。您可以将每天或经常执行的一系列操作组合在一个宏中,该宏可以由客服人员手动应用于工单。 这样您就不必在工单界面上花费额外的精力执行三种不同的操作。场景举例:您是客服主管,接到客户电话报告其软件产品中的Bug。在沟通之后,您提交了支持请求并执行以下一系列操作。

icon精准衡量,持续改善,不断重复icon
报表 仪表板
客户满意度报表
定时发送每日摘要
集成高级报表分析
大量内置报表
仪表板
服务工单概览
HQ管理者图
基于时间的报表图
客服人员积分卡
icon安全是 Zoho Desk 保护客户数据的首要任务icon
职位
搭建企业的层级结构,以获得更好的数据流
角色
定义企业中不同角色对数据的访问权限
数据共享
控制谁可以访问每个模块中的数据
字段级别安全
控制谁可以查看和修改帮助台中的数据
GDPR
Zoho Desk遵循GDPR合规性
icon定义不同用户访问不同数据的权限icon
icon基于企业独特的业务需求量身定制 Zoho Deskicon
页面呈现
收集并存储与服务流程相关的详细信息。包括布局、自定义字段、页签定制
工单状态
定义工单从创建到关闭的每一步。
模板定制
创建并使用工单模板、电子邮件模板和响应模板。
帮助中心
为每个品牌的客户创建一个独特的自助服务门户。
Web表单
易于创建并部署到网站,轻松收集客户反馈。
个性化
上传公司Logo,映射自己的域,从而实现品牌重塑。
icon通过布局、自定义字段、页签定制打造专属的页面呈现icon

布局使得每个部门都可以拥有自己的一组自定义字段,甚至可以为相同的字段设置不同的值。

icon灵活打造个性化的多品牌帮助中心icon

通过为每个品牌提供自己帮助中心来区分品牌的身份。更改帮助中心的外观,并为每个品牌向客户提供不同的服务渠道、SLA、通知和知识库文章。

icon定制不同的模板内容,极大提高客服生产力icon
工单模板
用于在添加新工单时自动将一些预定义的值填充到工单字段中。它为您节省了大量的时间和精力。
邮件模板
定制邮件通知模板的内容,使其在发送邮件通知时更符合企业的个性化需求以及场景需求。
响应模板
属于邮件模板的一种,它可以帮助客服人员减少起草回复的时间,极大提高客服人员的生产力。
icon灵活扩展 Zoho Desk 系统,满足企业更多需求icon
自定义函数
自定义函数是可以编写的指令,使用Zoho自己的编程语言Deluge来满足更多个性化需求,所有这些指令都由Zoho托管和支持。
与Zoho产品集成
与Zoho CRM、Zoho SalesIQ、Zoho Analytics等Zoho生态系统中的多款产品进行集成,短时间即可实现系统间的数据互通。
Webhook
通过Webhook实现Zoho Desk与其它第三方应用之间的通讯,将Zoho Desk中的事件通知推送到您要集成的第三方应用中。
API/SDK
使用API与第三方应用、门户或网站集成在一起,并根据需要进行定制。使用SDK构建个性化的手机应用。
icon与多个 Zoho 产品集成,不同系统数据互通icon
Zoho CRM/Bigin
整合Zoho Desk和Zoho CRM,利用交叉销售的机会——换句话说,引导你的客户回到销售管道。
Zoho SalesIQ
将Zoho SalesIQ中与访客的聊天内容直接转换为Zoho Desk的工单。
Zoho Forms
通过Zoho Forms与Zoho Desk集成,当有人提交表单时,将表单内容转换为Desk中的工单。
Zoho Analytics
可视化分析Zoho Desk数据,并创建有洞察力的报表和仪表板,以跟踪您的关键客服指标。
Zoho Assist
提供了从工单内部启动安全远程支持会话的能力。它允许您在任何地方查看和控制客户的计算机。
Zoho Cliq
Zoho Cliq集成允许您从聊天窗口查看工单,获得即时更新和监控每日工单活动。
Zoho Creator
在Zoho Creator中编写脚本以获取记录,并在Zoho Desk中更新记录。
Zoho Flow
集成350+的应用程序,使用拖放式工作流构建器自动化复杂的业务工作流。
icon直接从Zoho CRM内部查看并回复Desk工单icon

交叉销售:当客服人员看到交叉销售的机会时,他们可以与客户经理进行内部沟通。及时响应:当客户有技术问题时,您的销售人员可以在工单中标记客服人员,以确保及时响应。保留,主动:客服人员可以识别不满意的客户,并主动与销售人员合作以挽留他们的业务。

 
72%的消费者表示,客户服务是他们忠诚于一个品牌的原因。
你的销售和客服团队之间更好的合作有助于将他们的忠诚转化为回头客。
这就是Zoho Desk团队合作的成果。
icon通过 SalesIQ 的聊天窗口提供完整的交互视图icon

所有的支持交互都记录在一个统一的视图和有组织的数据库中。实时连接、聊天、参与和支持。结合客户数据,提供卓越的对话内容响应。

icon通过 Zoho Analytics 进行高级数据分析icon

可视化地分析 Zoho Desk 客户服务数据,并创建有洞察力的报表和仪表板,以跟踪关键客户服务指标。在报表创建和分析期间与同事协作。

icon通过Flow集成多款应用,无需代码轻松实现信息流动icon
Zoho Flow集成
集成350+的应用程序,无需编写任何代码就能确保它们之间的信息流不中断。
从一组预构建的流中进行选择,当触发器在一个应用程序中发生时,该流会在另一个应用程序中完成操作。
使用拖放式工作流构建器自动化复杂的业务工作流。
您所需要做的就是设置触发器、添加操作、使用“延迟”和“决策”来创建整个工作流。
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