助企业实现差旅业务流程化，一文带你解答慧通差旅常见问题

在差旅场景下，对企业来说，他们最关心的无非就是：怎么样把员工高效、安全地投送到前线的业务战场，保证打胜仗，再平安送回。这听起来很容易，其实一点都不简单。差旅流程繁琐、虚假报账无法管控……都是工作中的痛点。

慧通差旅，作为华为旗下专注于大型企业差旅管理与整合的子公司，凭借其在TMC领域的深厚经验，为企业提供了一站式的数字化差旅解决方案，以期解决差旅管理中的种种痛点，实现业务流程化、合规化、智能化。

慧通差旅为客户提供从差旅管控、智慧审批、智慧预订、费用管理、数智运营等的一站式出行服务。云巴巴根据多年的服务经验和市场反馈，总结出受大众关注的问题，今天为大家进行解答。

慧通差旅与XC的差异化优势

慧通差旅与市场上的知名差旅服务提供商XC相比，有几大显著优势：

理念与定位

慧通差旅自成立之初便定位于ToB市场，专注于企业差旅管理的合规管控与精细化运营，是企业值得信赖的合作伙伴。不同于从ToC转向ToB的竞争对手XC，慧通差旅更侧重于构建企业专属的资源体系，利用行业经验帮助客户优化差旅资源，提升管理效率。

资源与服务

慧通差旅更多聚焦在帮助企业打造资源体系上，协助企业签订航司协议和酒店协议，让差旅数据成为企业宝贵的资产，对内利用数据做好精细化运营，对外利用数据谈判更优的协议价格；XC提供自己的资源库，相当于把ToC的资源开放给客户，客户去做选择，差旅数据在XC自己的平台。

辅助运营能力

慧通在差旅平台上线后，会持续辅助客户优化运营策略，从商务谈判策略、组织流程优化、数据分析指导到内部宣传策略，全方位提升差旅管理的智能化水平。

服务费用

慧通差旅的服务费用在行业内处于较高水准，所有服务产品价格透明，无捆绑销售和大数据杀熟，可提供查询、预订、结算等数据。

慧通差旅的资源性优势

酒店

慧通差旅酒店资源数量不是行业内最高的，但慧通差旅会利用自己的行业经验帮助客户建立自己的资源体系，使业务聚焦在自己具有价格优势的资源上。

机票

会协助客户签订自己的航司协议，（利用慧通建立的行业人脉资源）可享受航司官网价“折上折”的优惠。

常见问题解答

一、出差申请及审批

1、出差需要提前多久填写申请单？

答：在实际出行前都可以填写，通常建议提前1-2天填写并提交，为审批预留一定时间。

2、为什么我账号里看到的“出差申请”无法修改？

答：请确认“出差申请”是否自己账号提交，若是则可以进行修改、删除等操作；若是别人代提交的，则只能查看和预订，若需修改可联系提交人。

3、如工作需要为其他部门出差，申请单怎么填写？费用怎么挂靠过去？

答：请在提交申请单时，费用归属部门选择其他部门，申请单会自动匹配执行该费用归属部门的流程。

4、填写申请单的时候选错了部门/项目怎么办？

答：请第一时间修改申请单并及时联系公司差旅相关负责人报备。

温馨提示：行程结束后，不可修改。

5、如果出差申请的时间、地点有变化怎么办？

答：请在行程结束前，及时按照实际行程修改申请单。

温馨提示：行程结束后，不可修改。

6、由于工作原因，需要多呆几天，如何处理“出差申请”的日期问题？

答：需要结合企业的配置情况来看：

①若企业浮动天数为1天的：员工可以在国内酒店的搜索页面，选择日期进行酒店续订，支持1天的续住；

②若企业浮动天数大于1天：可以进入“出差申请”列表页面，点击“修改”进入申请之后，再增加目的城市，并选择停留日期即可。

7、申请单提交后由谁审批？

答：由申请单上选择的费用归属部门领导进行审批，后台系统已设定好每位员工对应的审批流程，如遇异常情况请及时联系公司差旅相关负责人。

8、申请单内多个出行人由谁审批？

答：申请单支持多人合并提交，多人申请按照发起人的审批流程执行。

9、审批人为什么看不到我的“出差申请”？

答：请确认是否已经撤回“出差申请”；若撤回，审批人将无法看到。

二、差旅预订及退改

1、为什么不能一次性预订所有行程的机票？

答：公务出差关联一次TR可以预订往返两段行程，预订其它行程，需有对应的TR。

2、可以为同事或领导预订吗？

答：可以，“出差申请”通过审批后，即可开始预订。

3、如何预订“公务出行-机票”？

答：进入慧通差旅APP—公务出行—国内机票，点击出差申请位置，系统自动匹配填写相关信息，进入机票预订页面，选择相应的航班，提交订单，等待出票。

4、预订时，系统找不到相应的城市怎么办？

答：在添加行程信息时，出发城市、目的地城市应填写到地级市，如目的地无机场，则需规划行程，确定中转机场，并依次申请多段行程。

示例：北京到海盐（属于嘉兴市），乘飞机在杭州中转，那么添加行程时应为北京-杭州，杭州-嘉兴。

5、一般机票提前多少天预订折扣会比较低？

答：机票折扣是航空公司随订随售的，无法保证何时价格最低，建议提前 1~2 周关注航空公司票价动态。

6、行程变动怎么预订？

答：请及时修改申请单，待通过审批后即可进行行程预订。

7、紧急提交“出差申请”没有审批完是否可以进行差旅预订？

答：根据公司差旅规定，员工出差申请需要得到上级审批同意后才可预订；如您接到紧急出差任务，流程未审批通过，可先联系审批人尽快完成审批；来不及的情况下，请及时联系差旅平台相关负责人，暂时开放无出差申请预订权限，后续补交申请单。

8、为什么在平台上，找不到要预订的酒店？

答：可能是以下几种情况：

① 在进行酒店搜索时有条件限制（如：差标、公司支付等）；

② 酒店信息不一致（酒店名称不一致或酒店在平台的所属城市不一致等）；

③ 平台暂未与该酒店合作、该酒店已停业或因其他原因被征用；

④ 由于该酒店销售渠道特殊性，未在平台开放售卖。

9、酒店取消预订，退款需要多长时间到账？

答：退款将在3-5个工作日返回原支付账号，但受个别银行退款流程影响，请以具体到账时间为准。

10、机票什么情况下不能退票？

答：① 航司的特价机票不可以退票；② 超过1年有效期的机票不可以退票。

11、机票如何改期？

答：进入慧通差旅-我的-待出行，选择需要改期的机票订单，进入订单详情页，点击“改期”进入页面，选择填写相应的改期信息， 提交改期申请，改期成功后，可在订单详情页查看改期记录。

12、航班被取消，应该怎么办？

答：可在机票订单详情页，进行“改期”或者“退票”操作。

13、在慧通差旅平台预订了带有航司官网 logo 标签的机票，如何进行退改？

答：需乘机人联系对应的航空公司进行机票退改。

三、其他热门问题

1、为什么公司只能报销房费不能报销杂费？

答：公司承担员工因公出行的标准差旅费用，如：住宿费、早餐费等，对于非住宿费用，如：电话费、上网费、洗衣费等，均由员工自行承担，其中因公发生的合理费用，可根据公司相关规定凭票报销。

2、机票行程单丢失了，急需报销怎么办？

答：纸质行程单只可打印一次，若已遗失无法补打，请及时联系公司差旅负责人咨询报销相关政策。

3、在平台上预订需要获取发票吗？

答：月结不需要获取发票，目前平台机票、火车票、打车已实现月结。酒店情况略有不同，因部分酒店是到店现付的形式，需要在酒店前台支付房费，再回公司报销。

4、差旅标准怎么管控？

答：差标已预设在系统内，系统会根据已通过的申请单管控该目的地相应的差旅标准。

温馨提示：超标预订需发起超标申请，通过后可预订；未发起超标申请，超标不可预订。

5、两地或多地来回出差的情况，能否房间都不退？

答：不能。根据公司差旅文件规定，员工应及时办理退房手续。若因员工未及时办理退房手续，造成同一天内重复的酒店住宿费用，需员工自行承担，公司不予报销。

四、管理员常见问题

1、临时TR预订是什么意思？

答：“临时TR预订”用于管理员工的预订动作是否需要等待出差申请单审批通过；当允许临时TR预订打开后，员工提交的出差申请单无需审批通过即可预订差旅资源。

2、出差申请有效期浮动范围是做什么的？在哪配置？

答：用于管理员工出差日期前后可浮动天数。

配置路径：登录差旅管理平台-差旅管控-预订管控，找到【出差申请有效期浮动范围】，浮动天数管理员可结合企业情况进行具体配置。

3、差旅日期重叠校验是做什么的？

答：用来检查员工提交的申请单在相同日期内是否有行程重叠的情况；弱校验只提示不阻拦，强校验则强制校验，满足条件方可进行下一步操作，否则无法操作。

4、如何配置审批流？

答：

第一步：点击“新增”按钮，输入“流程名称”及“适用业务”，保存后即可在“搜索结果”看到新增的审批流程；

第二步：点击 “审批流程”，点击“+”，添加相应的环节（目前可添加：审批人、抄送人、条件分支、任务）；

第三步：按需完成“审批人”、“抄送人”、“条件分支”、“任务”配置，保存或发布，此时整个审批流程就配置完成了。

5、数据服务驾驶舱能否导出excel表格？

答：数据服务驾驶舱暂时不支持导出excel表格，差旅管理平台-数据服务模块下提供了基于订单的明细数据表，可作为管理员进一步分析差旅业务情况的基础数据源。

6、如何配置管理员权限？

答：登录差旅管理平台，通讯录-角色-差旅经理（又叫管理员）-添加成员-搜索成员-保存人员，即可完成管理员权限配置。

总之，慧通差旅通过提供全面的差旅管理解决方案，不仅帮助企业实现差旅流程的规范化、智能化，还通过高效的资源配置和卓越的客户服务，确保了差旅体验的优化和成本的有效控制。无论是从资源的整合、预订的便利性，还是对差旅数据的深度利用，慧通都致力于成为企业差旅管理的最佳伙伴。

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云巴巴作为慧通的重要合作伙伴，双方携手共同为企业用户提供更多优质的产品与服务。目前慧通差旅已在云巴巴平台上线，如需了解更多产品信息，请扫描下方二维码与我们联系！

 

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