在差旅场景下,对企业来说,他们最关心的无非就是:怎么样把员工高效、安全地投送到前线的业务战场,保证打胜仗,再平安送回。这听起来很容易,其实一点都不简单。差旅流程繁琐、虚假报账无法管控……都是工作中的痛点。
慧通差旅,作为华为旗下专注于大型企业差旅管理与整合的子公司,凭借其在TMC领域的深厚经验,为企业提供了一站式的数字化差旅解决方案,以期解决差旅管理中的种种痛点,实现业务流程化、合规化、智能化。
慧通差旅为客户提供从差旅管控、智慧审批、智慧预订、费用管理、数智运营等的一站式出行服务。云巴巴根据多年的服务经验和市场反馈,总结出受大众关注的问题,今天为大家进行解答。
慧通差旅与XC的差异化优势
慧通差旅与市场上的知名差旅服务提供商XC相比,有几大显著优势:
理念与定位
慧通差旅自成立之初便定位于ToB市场,专注于企业差旅管理的合规管控与精细化运营,是企业值得信赖的合作伙伴。不同于从ToC转向ToB的竞争对手XC,慧通差旅更侧重于构建企业专属的资源体系,利用行业经验帮助客户优化差旅资源,提升管理效率。
资源与服务
慧通差旅更多聚焦在帮助企业打造资源体系上,协助企业签订航司协议和酒店协议,让差旅数据成为企业宝贵的资产,对内利用数据做好精细化运营,对外利用数据谈判更优的协议价格;XC提供自己的资源库,相当于把ToC的资源开放给客户,客户去做选择,差旅数据在XC自己的平台。
辅助运营能力
慧通在差旅平台上线后,会持续辅助客户优化运营策略,从商务谈判策略、组织流程优化、数据分析指导到内部宣传策略,全方位提升差旅管理的智能化水平。
服务费用
慧通差旅的服务费用在行业内处于较高水准,所有服务产品价格透明,无捆绑销售和大数据杀熟,可提供查询、预订、结算等数据。
慧通差旅的资源性优势
酒店
慧通差旅酒店资源数量不是行业内最高的,但慧通差旅会利用自己的行业经验帮助客户建立自己的资源体系,使业务聚焦在自己具有价格优势的资源上。
机票
会协助客户签订自己的航司协议,(利用慧通建立的行业人脉资源)可享受航司官网价“折上折”的优惠。
常见问题解答
一、出差申请及审批
1、出差需要提前多久填写申请单?
答:在实际出行前都可以填写,通常建议提前1-2天填写并提交,为审批预留一定时间。
2、为什么我账号里看到的“出差申请”无法修改?
答:请确认“出差申请”是否自己账号提交,若是则可以进行修改、删除等操作;若是别人代提交的,则只能查看和预订,若需修改可联系提交人。
3、如工作需要为其他部门出差,申请单怎么填写?费用怎么挂靠过去?
答:请在提交申请单时,费用归属部门选择其他部门,申请单会自动匹配执行该费用归属部门的流程。
4、填写申请单的时候选错了部门/项目怎么办?
答:请第一时间修改申请单并及时联系公司差旅相关负责人报备。
温馨提示:行程结束后,不可修改。
5、如果出差申请的时间、地点有变化怎么办?
答:请在行程结束前,及时按照实际行程修改申请单。
温馨提示:行程结束后,不可修改。
6、由于工作原因,需要多呆几天,如何处理“出差申请”的日期问题?
答:需要结合企业的配置情况来看:
①若企业浮动天数为1天的:员工可以在国内酒店的搜索页面,选择日期进行酒店续订,支持1天的续住;
②若企业浮动天数大于1天:可以进入“出差申请”列表页面,点击“修改”进入申请之后,再增加目的城市,并选择停留日期即可。
7、申请单提交后由谁审批?
答:由申请单上选择的费用归属部门领导进行审批,后台系统已设定好每位员工对应的审批流程,如遇异常情况请及时联系公司差旅相关负责人。
8、申请单内多个出行人由谁审批?
答:申请单支持多人合并提交,多人申请按照发起人的审批流程执行。
9、审批人为什么看不到我的“出差申请”?
答:请确认是否已经撤回“出差申请”;若撤回,审批人将无法看到。
二、差旅预订及退改
1、为什么不能一次性预订所有行程的机票?
答:公务出差关联一次TR可以预订往返两段行程,预订其它行程,需有对应的TR。
2、可以为同事或领导预订吗?
答:可以,“出差申请”通过审批后,即可开始预订。
3、如何预订“公务出行-机票”?
答:进入慧通差旅APP—公务出行—国内机票,点击出差申请位置,系统自动匹配填写相关信息,进入机票预订页面,选择相应的航班,提交订单,等待出票。
4、预订时,系统找不到相应的城市怎么办?
答:在添加行程信息时,出发城市、目的地城市应填写到地级市,如目的地无机场,则需规划行程,确定中转机场,并依次申请多段行程。
示例:北京到海盐(属于嘉兴市),乘飞机在杭州中转,那么添加行程时应为北京-杭州,杭州-嘉兴。
5、一般机票提前多少天预订折扣会比较低?
答:机票折扣是航空公司随订随售的,无法保证何时价格最低,建议提前 1~2 周关注航空公司票价动态。
6、行程变动怎么预订?
答:请及时修改申请单,待通过审批后即可进行行程预订。
7、紧急提交“出差申请”没有审批完是否可以进行差旅预订?
答:根据公司差旅规定,员工出差申请需要得到上级审批同意后才可预订;如您接到紧急出差任务,流程未审批通过,可先联系审批人尽快完成审批;来不及的情况下,请及时联系差旅平台相关负责人,暂时开放无出差申请预订权限,后续补交申请单。
8、为什么在平台上,找不到要预订的酒店?
答:可能是以下几种情况:
① 在进行酒店搜索时有条件限制(如:差标、公司支付等);
② 酒店信息不一致(酒店名称不一致或酒店在平台的所属城市不一致等);
③ 平台暂未与该酒店合作、该酒店已停业或因其他原因被征用;
④ 由于该酒店销售渠道特殊性,未在平台开放售卖。
9、酒店取消预订,退款需要多长时间到账?
答:退款将在3-5个工作日返回原支付账号,但受个别银行退款流程影响,请以具体到账时间为准。
10、机票什么情况下不能退票?
答:① 航司的特价机票不可以退票;② 超过1年有效期的机票不可以退票。
11、机票如何改期?
答:进入慧通差旅-我的-待出行,选择需要改期的机票订单,进入订单详情页,点击“改期”进入页面,选择填写相应的改期信息, 提交改期申请,改期成功后,可在订单详情页查看改期记录。
12、航班被取消,应该怎么办?
答:可在机票订单详情页,进行“改期”或者“退票”操作。
13、在慧通差旅平台预订了带有航司官网 logo 标签的机票,如何进行退改?
答:需乘机人联系对应的航空公司进行机票退改。
三、其他热门问题
1、为什么公司只能报销房费不能报销杂费?
答:公司承担员工因公出行的标准差旅费用,如:住宿费、早餐费等,对于非住宿费用,如:电话费、上网费、洗衣费等,均由员工自行承担,其中因公发生的合理费用,可根据公司相关规定凭票报销。
2、机票行程单丢失了,急需报销怎么办?
答:纸质行程单只可打印一次,若已遗失无法补打,请及时联系公司差旅负责人咨询报销相关政策。
3、在平台上预订需要获取发票吗?
答:月结不需要获取发票,目前平台机票、火车票、打车已实现月结。酒店情况略有不同,因部分酒店是到店现付的形式,需要在酒店前台支付房费,再回公司报销。
4、差旅标准怎么管控?
答:差标已预设在系统内,系统会根据已通过的申请单管控该目的地相应的差旅标准。
温馨提示:超标预订需发起超标申请,通过后可预订;未发起超标申请,超标不可预订。
5、两地或多地来回出差的情况,能否房间都不退?
答:不能。根据公司差旅文件规定,员工应及时办理退房手续。若因员工未及时办理退房手续,造成同一天内重复的酒店住宿费用,需员工自行承担,公司不予报销。
四、管理员常见问题
1、临时TR预订是什么意思?
答:“临时TR预订”用于管理员工的预订动作是否需要等待出差申请单审批通过;当允许临时TR预订打开后,员工提交的出差申请单无需审批通过即可预订差旅资源。
2、出差申请有效期浮动范围是做什么的?在哪配置?
答:用于管理员工出差日期前后可浮动天数。
配置路径:登录差旅管理平台-差旅管控-预订管控,找到【出差申请有效期浮动范围】,浮动天数管理员可结合企业情况进行具体配置。
3、差旅日期重叠校验是做什么的?
答:用来检查员工提交的申请单在相同日期内是否有行程重叠的情况;弱校验只提示不阻拦,强校验则强制校验,满足条件方可进行下一步操作,否则无法操作。
4、如何配置审批流?
答:
第一步:点击“新增”按钮,输入“流程名称”及“适用业务”,保存后即可在“搜索结果”看到新增的审批流程;
第二步:点击 “审批流程”,点击“+”,添加相应的环节(目前可添加:审批人、抄送人、条件分支、任务);
第三步:按需完成“审批人”、“抄送人”、“条件分支”、“任务”配置,保存或发布,此时整个审批流程就配置完成了。
5、数据服务驾驶舱能否导出excel表格?
答:数据服务驾驶舱暂时不支持导出excel表格,差旅管理平台-数据服务模块下提供了基于订单的明细数据表,可作为管理员进一步分析差旅业务情况的基础数据源。
6、如何配置管理员权限?
答:登录差旅管理平台,通讯录-角色-差旅经理(又叫管理员)-添加成员-搜索成员-保存人员,即可完成管理员权限配置。
总之,慧通差旅通过提供全面的差旅管理解决方案,不仅帮助企业实现差旅流程的规范化、智能化,还通过高效的资源配置和卓越的客户服务,确保了差旅体验的优化和成本的有效控制。无论是从资源的整合、预订的便利性,还是对差旅数据的深度利用,慧通都致力于成为企业差旅管理的最佳伙伴。
云巴巴作为一家国内领先的企业数字化转型的服务平台,致力于帮助企业实现数字化升级和优化。作为行业佼佼者,云巴巴积累了丰富的实践经验和深刻的行业洞察力,为不同行业、不同规模的企业提供个性化的解决方案。
云巴巴客户群体广泛,包括金融、医疗、零售、制造等多个行业,并为众多企业创造了数字化转型的成功案例。为了更好地服务客户,云巴巴组建了一支专业的团队,具备多年的行业经验和专业技能,同时也与多个合作伙伴建立了紧密的合作关系。
云巴巴作为慧通的重要合作伙伴,双方携手共同为企业用户提供更多优质的产品与服务。目前慧通差旅已在云巴巴平台上线,如需了解更多产品信息,请扫描下方二维码与我们联系!
更多产品了解
欢迎扫码加入云巴巴企业数字化交流服务群
产品交流、问题咨询、专业测评
都在这里!
2024-07-26 18:00:23
2024-08-12 17:34:28
2024-04-18 17:07:52
评论列表