合同签署在各行各业中都极为常见,随着国家《电子签名法》、《合同法》、《电子商务法》以及《民事诉讼法》等对于电子签名、电子文件、电子数据合法地位的认可,快速推动了电子合同在各个行业的应用。
越来越多的企业通过自建或者购买第三方电子合同管理或签署平台,提升电子合同签署、管理效率,降低企业运营成本,但合同的起草、编辑、协作、沟通、修改、对比、审核、生成等环节,仍然采取传统「Office+微信/邮件」的方式在线下完成合同的制作和修改。
这样一份合同从内容拟定到签署成功,往往需要多人协作完成,举个例子:
业务员A需要发起一份合同提供给客户进行签署,合同内容由业务员A填写后,提交给主管B进行审核,确认合同信息后提交给法务C进行审核。在这个过程中,可能会产生多个相似命名本地文件,管理起来比较困难。
传统合同签署制定痛点明显
传统的制定方式会导致整个合同制作效率低下、合同内容安全失控,合同内容易出现错填、漏填等现象,尤其大型企业每天要处理海量的合同、协议、订单等文件,需投入大量的人力和物力采用传统的「Office+微信/邮件」方式解决,效率和安全都无法保证。
1、合同编辑与系统分离,修改和审阅效率低
合同编辑大多数仍然使用本地Office软件编辑,采用微信或其他IM工具进行反复沟通和发送,往往导致合同内容重复产生下载,编辑效率低下;在合同审阅环节,法务、律师、业务等人员通过Office文件批注或者修订功能,审阅人会看到批注修订内容满屏飞,需高频重复编辑和修改格式,消耗了极大的人力和精力才能形成合同终稿。
2、合同敏感数据难把控
合同内容往往存在敏感和隐私信息较高的数据(身份证号、电话号码、金额、技术参数等), 形成一个合同往往需要财务部门、商务部、技术部、法务部门共同编辑完成,由于涉及到部门较多人员较多,操作人员增加使得敏感数据得不到安全保障。
3、人工填写效率低、易出错
企业存在大量批量签署合同、协议、工单、订单等情况,需要大量人工填写客户信息、产品价格、技术参数等信息,才能最终完成合同编制,既浪费大量的人力成本、又容易导致数据错误或遗漏。
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