企业档案管理包含三种模式,分别为纸质档案管理、电子档案管理、纸质档案与电子档案并存的双轨制管理。针对这三种管理模式,档案管理系统均提供了相应管理方法。
1、档案管理系统是一个可扩展的网络应用系统,实现对档案生命周期的全面控制和管理。2、功能涵盖了档案业务中的收集整理、日常管理,包括了档案信息的采集、处理、存储、组织、发布、利用以及数字管理全过程。3、主要针对档案管理人员或各部门的兼职档案员,功能系统设计得简单实用、方便快捷,档案管理人员可以通过这些功能,根据定义好的管理规则和规范,自动或辅助手工实现档案的各项业务工作。
文书档案、工程档案、合同招投标档案、会计档案、业务档案、实物档案、……档案
提供检索、档情况统计、各部门归档情况统计、借阅利用率统计、借阅率排名前10档案。
各系统互联互通,实现各种档案线上自动归档:业务系统(OA系统、项目管理系统、合同管理系统、投标系统、人力资源系统)的成果文件,通过规则制定,实现成果文件精准自动移交归档,归档到档案系统预归档模块的正确档案目录下进行审核整编。
1、支持档案手动归档,选择正确的档案类型(文书档案、科技档案、科研档案、会计档案、合同档案、人事档案、实物档案、声像档案、设备软件档案),上传归档文件并输入相关信息。2、提交归档且审核通过后,档案进入预归档平台整理整编。
1、选择文书档案类型,上传归档文件并输入相关信息。 2、提交归档且审核通过后,档案进入预归档平台整理整编。
1、支持超大文件(>2GB)文件上传 2、支持断点续传、秒传、多个文件批量上传 3、支持所有浏览器文件、文件夹上传
1、支持CAD图纸图签信息批量提取。 2、图签信息的提取避免了人工输入图名、图号等信息的繁琐,提高了工作效率,且可保证结果准确。 3、根据图签信息的内容,如设计、项目负责人等,可以方便、精确的查找到相应的档案。为档案借阅利用提供更好的便利。
1、批量导入卷内目录及卷内文件(Excel格式),再批量挂接电子文件。自动检查导入数据的正确性。 2、档案移交、预归档、已归档均可导入卷内目录及卷内文件数据及批量挂接电子文件。
1、批量挂接没有案卷、卷内文件数据的电子文件,自动生成案卷及卷内文件数据,并把电子文件挂接至对应的案卷及卷内文件内,自动检查导入数据的正确性。 2、档案移交、预归档、已归档均进行无条目挂接。
1、支持OFFICE、PDF、WPS、CAD、图片、文本文件、HTML等文件在线预览 2、支持常用浏览器在线预览(Chrome、IE、Firefox、Safari、360、QQ等) 3、支持打印、缩略图、单页、双面、全屏等预览方式
1、系统支持OFFICE大文件在线预览, 2、文件大小200M以上,页面1000页以上,均可快速预览 3、支持打印、缩略图、单页、双面、全屏等预览方式
1、无需安装CAD软件及任何其他插件,直接快速查看CAD图纸,支持手机上查看CAD图纸 2、提供CAD图纸在线预览包含了放大、缩小、测距等功能。 3、支持大图纸的文件预览。
档案在存在漏归、错归的情况下,系统支持补充归档及重新归档。 补充归档:补充的档案会进入相应档案的案卷中,保证案卷的完整性。 重新归档:归档文件错误或根据需求需要重新归档,需要替换原版本文件。
1、档案归档到预归档平台后,档案审核人对档案进行审核 2、包含质量检测,组卷拆卷,档案移动等整理整编工作。 3、档案合格则归档入库,不合格则退回档案整理人重新整理。
1、系统支持档案进入预归档平台,工作人员没有审核前,目录上给出相应的数字提示。方便工作人员知晓档案情况。 2、档案审核完毕后,数字消失。
1、系统支持“shift+”,方便快捷的批量选择文件。2、发起组卷功能,设置脊宽、实体位置、盒号等信息。 3、组好的卷可以随时拆卷成未组卷文件。
1、系统支持同个档案类型下的档案文件,可以在不同的目录下移动。 2、可任意移动到案卷列表、已有案卷、未组卷文件中
1、系统支持单个或多个文件的批量替换修改。 2、可批量修改题名、密级、保管期限等等字段信息。
文书档案的案卷脊背、卷内目录支持在线设计和打印,无须人工下载后再进行整理打印,极大的提高了工作效率。
1、支持对档案进行密级管理,根据档案的重要程度,设置不同的密级,提高档案的安全性。 2、支持档案保管期限的管理,标明每份文件的保存年限,实现对档案的更好管理。
1、文书档案的脊背上设置了含有该档案名称和实体位置的二维码。 2、支持通过扫描档案二维码查看档案信息及变更档案存放位置。 3、变更信息后,系统自动进行存储位置变更,无须再次操作电脑系统,提高档案实物存放工作效率。
1、重新归档后,原文件版本自动成为历史版本存储在档案系统。 2、系统保证所有用户看到的总是最新的版本,但在需要时又可以查看以前的所有版本。 3、支持对每个版本文件进行下载、删除等操作
1、四性检测依据《DA-T 70-2018 文书类电子档案检测一般要求》、《DA-T 22-2015 归档文件整理规则》、《DA-T 46-2009 文书类电子文件元数据方案》等进行真实性、可用性、安全性、完整性进行检测,自动出具检测报告。 2、档案移交、预归档、已归档均可配置四性检测。 3、无元数据也可进行四性检测。
四性检测依据《DA-T 70-2018 文书类电子档案检测一般要求》、《DA-T 22-2015 归档文件整理规则》、《DA-T 46-2009 文书类电子文件元数据方案》等进行真实性、可用性、安全性、完整性进行检测检测。
四性检测依据《DA-T 70-2018 文书类电子档案检测一般要求》、《DA-T 22-2015 归档文件整理规则》、《DA-T 46-2009 文书类电子文件元数据方案》等进行真实性、可用性、安全性、完整性进行检测检测。
四性检测依据《DA-T 70-2018 文书类电子档案检测一般要求》、《DA-T 22-2015 归档文件整理规则》、《DA-T 46-2009 文书类电子文件元数据方案》等进行真实性、可用性、安全性、完整性进行检测检测。
系统提供了强大的检索功能,拥有题名检索、全文检索、全图形检索、高级检索、同义词检索、专题检索、关联检索等多种检索功能,方便查找使用。
1、系统同时支持电子和实体档案的借阅。 2、档案借阅通过流程申请,审核通过后,即可借阅。 3、电子档案借阅到期后,系统自动收回档案 4、实体档案借阅若逾期未还,系统以发送短信的方式提醒归还档案。
1、保管期限到期的档案自动进入待销毁库 2、发起销毁鉴定申请,审核通过即可对档案进行销毁 3、电子档案永不销毁。
1、已归档入库的档案密级更改,系统支持在线发起密级鉴定申请 2、审核通过后,系统将自动更改档案密级,无须再人工操作。
1、档案遗失后,支持在线发起档案遗失申请。 2、审核通过后,系统自动将档案更改为遗失状态。
系统支持归档统计、借阅统计、涉密统计常规统计和自定义统计报表,常规统计包括:归档统计日报、归档统计月报、归档统计年报、项目归档统计、借阅利用统计、涉密统计、人员归档统计。所有统计均提供图表统计及列表统计,且支持导出报表对应详细数据。
1、支持库房信息、库房温湿度管理,对库房及温湿度进行记录以及历史信息的查看和导出 2、层级:库房-区-列-节-柜,支持盒内档案或案卷进行实体档案的出入库管理 3、支持与智能库房对接,归档入库时自动获取库位,对档案上下架及左右上下移位操作
每个档案类型的档号、文件编号均可在线配置,支持按公式配置
卷内目录、封面、背脊、备考表格式及数据支持在线设计模板,模板再与档案类型绑定,系统会按照模板自动生成设计好的卷内目录、封面、背脊、备考表
多组织单位(如多个行政机关单位或集团型公司),可给每个单位配置1个全宗,每个全宗的数据物理隔离,独立管理。每个全宗类拟于一个独立的子档案管理系统
流程图支持在线任意修改,每修改后产生新版本,启动即可生效,不影响系统流程运行
每一个档案类型的案卷、卷内文件在档案移交、预归档、已归档模块内显示、打印的字段全部是在线配置出来的
系统默认的档案类型外,还可在线增加档案类型,及为增加的档案类型配置案卷、卷内文件在档案移交、预归档、已归档模块内显示、打印的字段全部是在线配置出来的
按档案类型配置在线预计、打印的水印
系统支持对系统信息进行权限管控,包含 1、档案管理系统登录权限配置 2、档案管理系统各系统菜单查看权限配置 3、档案管理系统各相关功能权限配置 4、档案管理系统台帐与统计分析查看权限配置 5、系统管理相关权限配置
1、记录用户的所有操作 2、根据条件查询操作日志
1、自动或手动备份数据库及电子文件,可把数据恢复到某个备份 2、电子文件建议上线前全量备份,上线后自动增量备份
需求调研与确认:确定用户组织架构、档案类型、各档案类型归档范围表、档案目录树、密级等,确定归档、借阅利用等流程,确定系统功能列表
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