iconGartner :企业数据中85%是非结构化数据icon
icon企业文件有序化、合规化管理 icon

文件管理是对企业信息的电子化存储、管理,并以此为基础实现文件在线协同编辑、企业知识沉淀的过程。因此文件管理是企业实现数字化转型的重要环节,文件管理产品是能够优化企业资源配置、实现企业高效协同、合规管理企业数字资产的重要工具。

icon为企业不同管理阶段提供前瞻性的解决方案 icon
从无到有的工具阶段
将散乱在个人电脑的文件统一存储,便于员工的协作办公。
从有到全的系统阶段
为企业量身打造权限管理体系,安全规范的管理文件。
从全到活的赋能阶段
灵活架构和丰富接口,借助AI能力与元素据,打造文件中台。
icon应用场景-企业数字化资产管理 icon
痛点一
资料分散难利用。制造业包含研发、生产、销售等诸多业务环节,在作业过程中产生大量资料,分散存储在个人电脑中,难查找、利用率不高。
痛点二
电脑硬盘损坏、病毒入侵、服务器瘫痪等状况,会造成资料丢失,给企业带来不必要损失。
痛点三
人工管理成本高。海量文件的管理难题,需要专门安排员工定期收集整理再上传至企业知识库,管理成本高。
icon够快云库 解决方案 icon
私有化部署
实现系统高可用及安全访问。够快云库提供全套安全防护,保障数据安全。
系统集成
支持与工业相关系统对接,例如ERP、MES、PLM、ESOPCRM等。
智能文件检索
能够实现对文件内容的精确检索,包括图片、扫描件等智能分类可以根据定义的规则实现文件的智能分类内容信息检索,快速定位到文件。
备份与同步
支持对所有上传文件进行病毒扫描,发现病毒,阻止上传。
icon事前-事中-事后,全方位数据安全管控 icon
icon消除数据孤岛,业务融合贯通 icon

 

根据业务需求多维度统一文件管理,比如建立也业务需求的研发资料库、合同管理库、学习培训库等,从海量文件数据中,洞察业务价值。 智能检索引擎,支持搜索条件灵活组合,快速定位文件。
icon按需同步与备份功能,满足多样化需求 icon
icon应用场景-协同办公 icon
痛点一
本部门与跨部门之间员工共享、同步、协作、沟通困难。
痛点二
文件共享方式太多且分散,导致无法有效的进行文件管理。
痛点三
如遇特殊情况,文件在公司设备中,到时无法即时获取相应文件。
痛点四
企业办公软件与文件管理软件不统一。
icon够快云库 解决方案 icon
协同编辑
文档协同编辑,可邀请本部门或跨部门邀请同事共同编辑,提高工作效率
钉钉\企微\飞书集成
钉钉、企微、飞书整合,提供企业多种办公入口
文件共享方式多样化
多样化的共享方式,减少了不必要时间浪费,提高工作效率
全终端同步
任何一个终端上传的文件,其他终端能够立刻看到文件信息
icon多人协同编辑 icon
 
icon对接移动办公,实现统一登录及提醒 icon

够快云库解决方案提供与企业即时通讯(IM)、门户、OA乃至多种APP,及钉钉、企业微信、飞书的整合,提供企业多种的办公入口。

icon全终端同步,随时随地办公 icon
够快云库解决方案支持Windows、Mac版本的客户端,HTML5的Web访问,同时支持iPhone、Android、iPad等主流移动客户端 出差或下班后有办公需求时,可以利用身边的移动设备访问、在线查看、调用办公文档,突破时空限制, 随时随地对接业务,轻松应用文件。
icon多样化的文件共享方式 icon

企业产品方案快速分发给客户或者合作伙伴,如何保障外发文件二次扩散带来的安全隐患?

icon应用场景-人事行政管理 icon
痛点一
人才管理:每年花费成百上千的费用积累了简历资源库,如猎头/内部推荐的高质量简历,没有得到有效利用。
痛点二
合同管理,大量纸质的销售合同、供应商合同,存放管理量大,查找困难哦。
痛点三
员工离职交接,工作文档无法清晰交接。
痛点四
沉淀大量企业知识无法有效利用。
icon够快云库 解决方案 icon
人才库
海量简历统一管理,形成简历人才库自定义标签;个性化分类人才简历去重,提升搜索效率
文件和授权一键交接
可将员工的文件和授权进行一键快速交接,确保企业业务连续性
合同管理
合同管理电子化、规范化
企业线上知识培训
多元化入口,如PC、APP等,多端同步,让学习触手可及
icon离职员工文件 一键交接 icon

员工离职后账户删除,文件库被保留,变更库拥有者便于离职文件交接和收集。员工所有的操作后台自动记录,任何行为完全可控,同时具备防止恶意删除的手段。

icon应用场景-数字化营销管理 icon
痛点一
全球数字化营销时代,多渠道、跨团队的品牌规范控制难、使用混乱。
痛点二
举办展会活动时演讲人ppt、展商素材视频材料通过邮件、即时通讯、或者百度云盘收集,文件大传输困难。
痛点三
上下游渠道覆盖面过广,管理难触及。营销活动和素材信息更新、反馈不及时。
icon够快云库 解决方案 icon
营销素材集中管理
集中储存分散在各处的营销素材、视频、源文件等海量创意资源,实现数字资产的线上统一管理。助力企业把控品牌规范,实现跨区域、跨部门、跨渠道高效品牌管理
经销商素材管理
建立经销商素材库,素材活动更新实时提醒
供应商管理
根据项目库,项目结束,所有项目资料都能沉淀。历史版本功能,支持素材版本溯源,不再为“就算做到第66版,还是觉得第1版好”烦恼
文件快速收集
展会、市场线下活动,发送收集链接,资料一键收发相关资料
icon文件快速收集 icon
icon消息订阅 icon

创建经销商素材库,用户订阅该素材库文件夹,那么这个文件夹新增、修改都会推送消息提醒用户。

icon文件历史版本 icon

根据项目库,项目结束,所有项目资料都能沉淀。历史版本功能,支持素材版本溯源。

icon应用场景-研发高效应用以及安全管理 icon
痛点一
存储安全难保障。研发、设计阶段,会生产大量机密性设计图纸,散乱存放在员工电脑中的图纸难以保障安全性。
痛点二
跨部门流转、预览难。设计图纸需要专业软件才可查看源文件,有时候很不方便。如果打印成纸质文件,不安全。
痛点三
离职文件交接难。员工离职时,如果设计图纸交接出现遗漏、交接不齐等情况,就会存在图纸丢失和机密外泄风险。
icon应用场景-研发高效应用以及安全管理 icon
权限管控
细颗粒化的权限设置,根据企业不同访问权限设查看文档操作权限。
专业格式文件预览
支持多种专业格式文件在线预览,无需安装各类专业软件。
文件和授权一键交接
可将员工的文件和授权进行一键快速交接,确保企业业务连续性。
历史版本
历史版本功能,支持版本溯源。
操作日志
支持按时间段、操作类型、相关成员查询操作日志,文档的操作有迹可循。
icon细颗粒多维度的权限管理,确保文件的精细化管理 icon

支持单个用户角色授权 ;支持组(部门)授权;支持文件夹二次授权;支持文件夹管理员功能;支持文件夹反继承设置。

icon在线编辑不落地,落地水印防泄密 icon
禁止移动/复制
允许编辑的同时,禁止文件的移动。
在线编辑
提供网页在线编辑功能,无需本地编辑器。 编辑内容禁止复制。
禁止下载/发送
允许编辑的同时禁止文件的下载与发送。
单独设置
可以针对用户进行权限单独设置。
icon操作日志和管理日志双审计 icon

记录用户操作行为日志,包括删除、添加、修改等所有操作动作;可以根据条件搜索操作日志;可以将日志导出用于审计;所有操作记录无法删除。

icon设备安全管理 icon

管理员可以禁用设备类型;普通用户可以禁用具体的操作设备;可以禁止新设备登录。

icon危险行为告警 icon

支持对危险行为进行告警;可以添加N条规则;在规定时间内,达到操作次数限制,将进行邮件/站内告警;支持库规则及全局规则;所有告警都有日志记录。

icon应用场景-电子会计文件管理 icon
归档成本高
纸质档案的输出、整理、消耗大量人力物力;保管空间大,长期保存产生高额的维护成本。
归档流程复杂
财务人员需将所有档案文件打印,人工匹配记账凭证与原始凭证;匹配、贴票、装订消耗大量时间。
索引关联不便
纸质会计档案与财务系统数据无法建立有效索引联系, 影响工作效率,调阅成本高、管理风险大。
不利长期保存
纸质档案的保管不仅占大量物理空间,且其收到温湿 度或者自然灾害、意外事故影响大,易销毁。
icon电子会计文件全生命周期管理 icon
icon电子会计文件特殊文件格式在线预览 icon

OFD文件格式文件,在系统页面可以直接打开并无损阅读,无需另外安装插件。

icon应用场景-IPO上市协作管理 icon
痛点一
IPO项目团队涉及内外部成员:组织内部涉及PO上市小组、董事会秘书等;外部中介机构,如: IPO上市咨询公司、证券公司、律师事务所、会计事务所等。在文件共享情况下,不同人员需要提供查看的文件权限不同,需要配置不同查看权限。
痛点二
企业的主体资格、独立性、业务与技术、财务与会计、规范运作等各方面的尽职调查、问题诊断与整改,涉及大量基于文件沟通协作,无法快速统一管理、沉淀归集。所涉文件众多,改动频繁,低效的反复传输,混乱的版本管理,时常拖累协作效率。
icon够快云库 解决方案 icon
权限管控
细颗粒化的权限设置,根据不同访问权限设查看文档操作权限。
文件加密、水印
文档查看、分享可设置加密,加水印,有效防止文档泄密。
项目化管理
具体事项分配到人,所有成员都知道时间节点、交付要求和当前进展。你可以从更细的颗粒度分解任务,细小琐事也不会疏漏。
指定设访问账号
外部成员,可以设置指定IP访问查看文件,进一步保证IPO上市文件的安全性。
icon成立IPO 工作小组 icon
 
成立IPO工作小组部门,并限制该部门的成员(包含外部成员)查看组织架构。 该部门下外部成员可设置成临时成员,项目结束,外部成员将无法进入该企业。保证企业组织架构的独立安全。
icon根据《上市申请文件目录》要求,统一管理文件 icon
 
IPO上市成功后,项目过程文档一键归档,避免人员调动、员工离职等带来的知识的流失;构建和规范项目文档库,高效沉淀企业项目资产。
iconIPO 上市项目化管理 icon
项目协作 支持文档协作,为团队的远程协作提供了强大的共享能力。同步移动端,手机上处理 待办,查看项目,确保成员在任何设备.上都能第一-时 间得知文件变化,并可以实时对文件发表评论或直接@其他成员。工作交流不再有阻碍。
项目周期强提醒 项目经理(董秘、财务总监等)指派任务,设置任务周期,提供多种时间段提醒方式。 保证任务稳步进行。
项目文件归集 项目过程中需要收集大量资质材料,如税收优惠财政补贴的证明文件,产权和特许 经营权证书,符合环境保护要求的证明文件,重要合同等,负责人可以通过收集连接一键收集, 快速高效。
细颗粒度权限管控 出色的安全管理方案,以确保除授权人员外,他人无法访问到在线数据库中的信息和其他文件。
icon应用场景-药物研发的常规流程 icon
icon应用场景-临床试验文档管理icon

试验文档中的常见问题

①无法按GCP视察员的要求为视察员提供完整的试验主文档(纸质或电子)。

②纸质试验主文档的结构(混乱不清的索引等)不利于及时检查和评价临床试验的实施。

③申办方提供的是非试验主文档原件,其和正式的试验主文档不一致。

④申办方员工虽然是电子试验主文档的系统用户,却无法找到视察员所要求的文件。

⑤文档的不完整,对上传的电子试验主文档缺乏有效的QC。比如文档的准确性、缺页、错误的文档或扫描的质量差。

⑥文档的归档错误,比如将其他试验的文档错误存档。 ⑦反复发生的文件标签错误导致审阅时间的浪费。

⑧文档上传后无跟踪清单去准确地记录。

⑨按照SOP执行的工作或其他事件(如项目组会议、培训等)没被一一记录归档,无法再现临床试验如何被执行。

icon够快云库(eTMF)临床研究电子文档管理解决方案 icon

良好的试验主文档管理(TMF)对一个临床试验的成功与否是非常关键,其完整性和准确性也是临床试验执行风格的一种体现。

icon够快云库(eTMF)临床研究电子文档管理解决方案 icon

够快云库让文件归档和监察实验内容变得更简单 ‘不迟’就是指在项目各阶段的文档都应该按时收集。如果发生文档的延迟,文件提醒及时发现。‘不缺’指的是项目中如有文件缺失,很容易被发现, 并得到处理。‘不错’ 通过文档质量控制流程等来保证每一个文档的最终质量。

实时备审
追踪并记录所有文件和系统活动,轻松应对审计稽查。保障试验文档的完整性、合规性、及时性和可溯性,满足各个国家和地区的法规规范。
访问便捷
支持远程稽查、视察和监查。访问不受设备和地域限制
安全可控
帐号保护、数据与传输加密、DDoS 防护等数十项安全措施,全方位安全体系确保数据安全。 权限明确可控,多维度对权限进行精细化管理。
icon操作日志和管理日志双审计 icon

记录用户操作行为日志,包括删除、添加、修改等所有操作动作;可以根据条件搜索操作日志;可以将日志导出用于审计;所有操作记录无法删除。

icon文件历史版本 icon

根据项目库,项目结束,所有项目资料都能沉淀。历史版本功能,支持文件版本溯源。

icon细颗粒多维度的权限管理,确保文件的精细化管理 icon

支持单个用户角色授权 ;支持组(部门)授权;支持文件夹二次授权;支持文件夹管理员功能;支持文件夹反继承设置。

icon精细化的文件合规工作审批流 icon
icon全终端同步,随时随地办公 icon
 
够快云库解决方案支持Windows、Mac版本的客户端,HTML5的Web访问,同时支持iPhone、Android、iPad等主流移动客户端 出差或下班后有办公需求时,可以利用身边的移动设备访问、在线查看、调用办公文档,突破时空限制, 随时随地对接业务,轻松应用文件。
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临床监察员 (CRA) 在出差的时候,只能下载和使用普通的扫描应用。但经这些应用扫描的文档,存储位置极可能不具合规性,给研究团队带来不必要的巨大风险。 通过够快云库APP 进行扫描,无需担心密码或仪器出现问题,简单便捷,安全合规。
icon够快云库产品优势 icon
更加简单方便
支持各类终端、操作系统,简单好用,让员工主动将文件存入云库
更加高效协作
完善的权限设置,突破组织架构,实现跨部门、跨内外部的文件协作
易于知识管理
智能标签、全搜索;知识订阅,实现知识实时流动
更加安全管控
完善的权限设置,突破组织架构,实现跨部门、跨内外部的文件协作
更灵活的架构
支持公有/私有/混合/VPC部署模式
文件中台
HTML5/SDK/API接口,集成公司各应用系统,统一文件管理,打造企业文件中台
icon拓展应用场景-招投标 icon
icon众多领先行业的共同选择 icon
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