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每刻档案数字化档案管理系统

每刻档案是国内领先的电子会计档案管理系统软件，通过无缝对接业务，自动采集业务单据及银行回单等，完成会计档案电子化存档，助力实现企业财务档案数字化、业务无纸化。
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数字化产品电子档案管理系统每刻档案数字化档案管理系统
icon政策重点解读—从「合法化」到「强制化」，
电子档案不仅可以归，而且必须归 icon
2015年《会计档案管理办法》
电子凭证归档「合法化」 国家档案局令第79号
单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案。
2015年《企业电子文件归档和电子档案管理指南》
电子凭证归档「规范化」 国家档案局2015 4号
以国家已出台的规章制度和规范性文件为依据，总结部分企业开展电子文件归档和电子档案管理的经验而制定，供各企业参考。
 
 
2020年《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》
电子凭证归档「强制化」财政部
国家档案局 2020 6号 单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。
2021年《档案法》
电子凭证归档「法律地位」国家档案局
国家鼓励和支持档案馆和机关、团体、企业事业单位推进档案数字化；明确电子档案与传统载体档案具有同等效力。
icon传统档案管理的问题——人工成本高icon
icon传统档案管理的问题——抗风险能力低icon

纸档抗风险能力极低，一旦发生人为或自然灾害，将造成不可挽回的后果

icon新一代每刻档案解决方案icon

建设生态化档案管理平台，围绕业务场景实现全流程无纸化，助力企业数智化管理

生态化
全面的生态建设
银行生态
税务生态
发票生态
业务生态
财务生态
场景化
业务场景协同
采购场景
销售场景
费用报销场景
合同管理
人事档案管理
无纸化
无纸化高效办公
发票无纸化
回单无纸化
单据无纸化
凭证无纸化
文档无纸化
数智化
数据资产管理
智能取数
智能关联
智能预警
智能协同
icon生态化：全面的生态建设icon
icon场景化：多业务场景协同icon
icon场景化：费用报销icon
icon场景化：采购应付及付款icon
icon场景化：销售应收及收款icon
icon无纸化：全面无纸化存储icon
非标准电子文件：
报销单据、电子合同等
通过档案系统自定义单据，根据业务灵活生成不同的单据模版，接口对接导入数据
标准电子票据：
发票、回单、凭证等
直接从各系统接口对接，采集原始数据，保存结构化数据与影像
非标准纸质文件，
如线下签署的合同
将文件影像化保存至电子档案系统中，并通过OCR技术，解析文件结构化数据
标准纸质票据，
如纸质发票
连接扫描仪批量上传，OCR识别提取结构化数据
icon无纸化案例：行业标杆无纸化指数icon
icon数智化：企业数据资产管理icon
智能取数 结构化数据
元数据 过程数据
利用OCR识别技术，自动从图片中定位并识别字段，多场景、多语种、高精度
智能预警 证书到期预警
发票预警 完整性检查
对接外部官方平台，实时同步票证最新状态；内部利用系统自动化设置，自动核验
智能关联 凭证成册
流水回单 关联单据
保留单据间关联关系，在档案系统中分类存储，智能关联，支持凭证智能成册
智能协同 影像共存
智能推送
深度参与业务协同，智能分配数据，从人找信息到信息找人
icon客户案例 • 圣奥家具icon
客户实例
圣奥每年从诺诺网采集发票20,150张，从维思德采集13,880张。
业务方案
档案系统直接从开票系统采集销项发票，涵盖了80%以上的开票服务，已支持国内广泛应用的电子开票服务商如诺诺网、维思德（集合了京东、淘宝、天猫等电商平台开具的电子发票）等第三方开票服务商。
使用档案前
需要分别登录诺诺网、维思德下载发票并保存
人工耗时：568小时（约70.9人日）
使用档案后
系统自动采集并保存
人工耗时：0.08 小时 （配置采集发票定时任务）
icon客户案例 • 云从科技icon
客户实例
云从科技平均每月报销单数量约 4,000 份，发票数量约 20,000张，其中电子发票占三分之二，约 13,000张。
业务方案
档案系统与报销系统对接，员工在报销系统提交报销单并上传发票后，档案系统同时采集报销单和发票，发票进项发票池，并记录发票来源和发票关联的业务单号。
使用档案前
每年打印耗材：A4纸约 312包（约31箱）
人工整理及打印耗时：2600小时（约325人日）
使用档案后
每年打印耗材：0包（约0箱）
人工整理及打印耗时：0小时（约0人日）
icon每刻档案里程碑icon
icon电子档案系统为企业业财一体化提供解决方案icon
icon档案管理：覆盖档案全生命周期的设计思路icon
icon系统建设核心思路：独创双系统架构icon
icon构建银行生态 自动采集银行电子回单icon

通过银企直联自动获取交易流水和电子回单，免去银行回单打印、匹配、装订、存档的繁琐工作

icon提供多种发票增值服务icon
发票扫描
2张/秒的高吞吐处理能力
方便快捷的批量扫描
发票识别
支持识别市面上99%的发票类型，超高识别率
发票验真
集成发票识别和国税发票查验接口，自动验真
发票认证
系统内进行增值税发票的勾选认证，无需插税盘切换登录
icon记账凭证一键穿透原始凭证icon
icon元数据灵活定义 打破系统对接壁垒icon
icon重点关注：电子库房——实现档案精准定位、纸电统筹管理icon

对照实体库房，在电子档案系统中模拟，按照 库房-档案柜-档案阁精确定位，为档案阁定制“身份证”。实体库房：实体库房信息应当包括库房名称、编号、地址、负责人、所属公司；以及档案柜编号、行列数。电子库房：对应实体库房信息，编制电子库房；编制库内档案柜信息，各档案阁生成专属二维码。

icon重点关注：通用档案——灵活自定义存储模型，支持各类业务文件归档icon

业务模型自定义：系统提供自定义表单功能，根据企业不同的业务需求，快速搭建相应的单据并自动生成openAPI，用于数据的传输。档案类型自定义：根据档案属性，灵活自定义新增档案类型，适用于财务、人事、项目等各种场景。

icon重点关注：跨系统调阅icon

高效查询：支持跨系统调阅档案数据，提供标准API和定制API，支持与各类OA、ERP、SAP、Oracle系统以及企业自行研发的系统无缝对接，调阅档案数据。效益分析：使用每刻档案后，0.7小时/100张凭证，传统跨系统查阅时间 2.3小时/100张凭证。

icon重点关注：生命周期管理icon

模拟传统纸质档案管理流程，进行电子档案的生命周期管理，在企业档案管理合法合规的基础上，使纸质档案平稳过渡到电子档案，系统操作和使用通俗易懂，快速上手。

从“数据流”到“档案流”
代表案卷进入档案室 记录对应纸档位置
档案利用
跨系统借阅 纸档借阅管理 全文检索 权限管理
实体库房搬迁
记录纸档位置变化
档案到期管理
到期自动发起鉴定
icon每刻档案安全保障——严格对标法律法规标准设计产品，
紧跟政策动态，符合验收标准icon
权限管理
功能与数据双维权限管控，按钮级精度
三员管理
系统默认配置三员且角色互斥，完善档案管理安全制度
四性检测
对真实性、完整性、可用性和安全性进行检测
网络传输
负载均衡，保证高可用性，降低响应时间
安全防篡改
采用高强度MD5数据流摘要校验，确保数据一致
备份与恢复
支持同城、异地及云端灾备，档案永久存储
icon每刻档案与每刻客户已通过国家电子档案试点验收icon

国家档案局已经开展第三批电子档案试点工作，此次试点目标是：推进全量档案智能化、信息化，覆盖从建设项目电子文件“形成、流转、归档”到电子档案“移交、保管、利用”等的全流程管理体系。

icon我们的优势与价值icon
试点单位建设
国家试点验收通过，提供客户案例现场参观；政策动向追踪，浙江省法规建设参与，法规功能对标实时升级。
完整数据采集方案
支持银行回单、发票管理、业务单据、会计凭证、版式文件等全量档案数据采集。
生态系统对接
天然集成每刻生态产品，灵活对接外部生态，例如银行、资金平台。
用户高自主性
系统功能自定义，满足客户全方位需求；专业产研团队，支持用户个性化功能定制。
系统开放性
提供标准API接口，支持无缝对接各类业财税系统，协同能力强。
敏捷交付
支持全国各省市实施团队驻场交付，系统保质保量按期上线。
SaaS软件，年费模式
迭代速度快，支持一键更新维护；前期投入成本低，可根据服务续费增购。
部署方式灵活
根据企业需求，支持本地化或公有云不同的部署模式。
icon安全认证，专业保障icon
icon专业服务——VIP客户项目交付流程icon

交付过程标准化：每刻的交付方法论定义了交付过程的4个阶段的动作和产出物，实现客户的高标准、高质量交付。独立项目交付管理：公司设置了专门的PMO部门对项目交付的过程和质量进行监管，为了实现100%的成功交付。

1.项目规划
内部交接 组建顾问团队 组建客户实施组织 首次拜访确定实施策略与计划 项目启动会 系统应用环境准备
2.系统建设
基础数据收集 现状流程梳理 总体需求调研 标准产品培训业务解决方案设计 岗位操作手册编写 项目里程碑回顾总结
 
 
3.上线准备
模拟练习 系统切换动员会 建立内部支持体系 最终用户培训系统上线环境建立 系统切换 项目里程碑回顾和总结
4.持续支持
运行支持及优化 持续优化诊断报告 项目总结与收尾 项目验收内部服务交接 项目里程碑回顾和总结
icon更臻至的服务icon

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