晨科档案一体化管理系统_文件档案管理系统_企事业单位现代化档案管理-云巴巴

晨科档案一体化管理系统

晨科档案一体化管理系统，文件档案管理系统，为企事业单位的档案现代化管理，提供完整的解决方案，文件档案档案管理系统既可以自成系统，为用户提供完整的文件档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。

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档案管理行业现状

档案类别复杂，数量庞大，是企事业单位生产、经营、管理等活动的真实记录，是重要的知识资源和无形资产。

我们通过行业调研，整理出目前行业的六大痛点。

1.人工编目流程繁琐低效

2. 存放次序较易被打乱

3.整理及查阅耗时冗长

4.盘点效率低准确性差

5.岗位人为管理误差多

6.管理滞后安全性差

档案管理系统解决的问题 icon

收文件形成部门文件凌乱、不完整、移交不及时，给档案录入人员带来严重工作负担；电子档案增涨快，手工作业效率严重低下易出错，缺乏高效实施工具。

管电子档案与业务分割，电子档案与实物脱节；电子档案归档缺乏监督，电子档案鉴定、核验缺乏技术支持；实体档案保管成本升高；实体档案查找不便，间接导致借阅率低；数据相对封闭，难以融入业务和数据共享。

安全档案固化防止被串改；数字化长久保存；利用合规权限可控；存储海量数据；存储加密；备份、归档。

用电子档案查找不便、线下借阅周期长；实体档案容易损坏；档案知识化利用不足，数据价值难以体现。

晨科档案管理系统概述 icon

晨科档案管理系统

晨科档案管理系统是集档案业务管理、档案信息管理、档案实物管理于一体的综合性档案管理系统，本系统在优化档案业务管理的同时，强化电子档案的真实性、安全性、完整性与实时监控性的综合管理。

专业化平台

本系统针对当前企事业单位档案管理存在的现状与问题，开发了高效的档案管理专业化平台，具备档案的综合管理功能，实现企事业单位档案从收集、入库、整理、发布、归档、查询、借阅、销毁等一系列全生命周期管理；同时档案可以进行更新、下载、预览、打印、借阅、审批、打印、权限查询等功能，也可实现用户对下属单位档案业务工作的管控，全面实现档案的信息化发展。

解决管理难题

本着从用户角度出发，了解用户需求，帮助用户实现标准化、专业化的档案管理过程，为企事业单位解决统一管理难、集中存储难、档案安全性差等难题。

系统功能架构设计

文件档案管理系统八大核心模块 icon

01.文件管理
集中存储、分类管理、文件模板、在线编辑、版本管理、在线预览、文件分享、批量归档

02.档案收集
档案建设、整理著录、扫描上传、附件挂接、档案移交、拆卷组卷、四性检测、保管期限

03.档案整理
扫描上传、附件挂接、档案移交、档案装盒、档案借阅、档案分享、批量打印、批量导出

04.档案保管
虚拟库房、库房检索、档案盒管理、库房台账、库房信息、库存盘点、打印管理、库房检测

05.档案鉴定
过期查询、档案送鉴、待鉴查询、待鉴处理、档案销毁、销毁处理、档案还原、还原处理

06.档案检索
模糊查询、全文搜索、题名搜索、类别搜索、搜索排序、结果展示、结果预览、OCR索引

07.开发利用
借阅车、档案借阅、电子借阅、实体借阅、档案归还、档案编研、档案收藏、档案分享

08.工作流
流程定义、借阅申请、文档送审、流程审批、目录绑定、审批明细、审批详情、数字签章

文件档案全业务领域覆盖 icon

灵活满足客户各种深度需求 icon

功能模块
可根据自身需求和预算选择功能模块，灵活组合自由搭配

文档编号
可根据自身的文件档案编号规则，自动生成唯一的档号

档案字段
档案的字段属性和表单可以自定义，适应不同类型的档案

访问权限
模块的访问权限，目录、文档的访问权限都可以自主设定

审批流程
审批流程可以自主定义，包括审批流程级数、审批人等

统计报表
档案数据透视图，可以根据表单字段，自由设计统计图表

多层安全框架，保障系统安全 icon

数据加密

所有网络中传输的数据都使用SSL技术，防止被泄漏篡改。

用户认证

使用SSL技术、结合U盾、MAC地址绑定进行安全认证。

访问授权

基于岗位权限控制策略，实现任意级别业务的访问控制。

密码加密

保护或隐藏敏感数据防止被偷窥，使用单向加密技术。

会话认证

通过会话安全认证机制，防止仿冒会话和恶意攻击。

数据授权

实现不同用户间，上下级间数据操作和查阅权限的严格控制。

集中存储、分类管理

01.集中存储

将分散存储的文件档案，集中到服务器和档案库房统一存储管控

02.分类管理

按部门、类型对文件档案进行分类管理并且分目录整理、分位置存放

03.保障安全

保障文档的安全，降低因文档丢失或损毁带来的损失

文件档案批量导入

快速批量导入，保持原有目录结构

实现文件快速高效地导入，节省用户手工上传大量文件档的时间，提高工作效率，保障录入准确性。

档案条目可通过Excel文件批量导入，档案附件原文可以批量挂接，省去手工录入的麻烦。

支持各类型文件在线预览 icon

自定义水印标签，维护知识产权 icon

文档进行预览、打印和下载时可显示水印标签。水印可以包含用户账号、姓名、日期时间、所在部门或其他自主定义的字符串。具有通用水印和目录水印，水印格式内容完全自定义，可以自主添加或删除、修改自由选择是否将水印应用至下级目录，或对下级目录单独设置水印。

全文检索快速查询

毫秒级的全文搜索引擎技术

对文档只有模糊记忆便可从海量文档中获取所需文档，极大减少了因查找困难浪费的工作时间。

后台OCR文字自动识别，扫描图像文件也能全文搜索。

01.全文检索

可以查看文件的详细信息，并可在线预览及打开文档对应目录位置。

02.高级搜索

在文件搜索的基础上，进行条件搜索或组合查询并排序。

精准高效的OCR文字识别 icon

严格的权限控制体系

基于全宗、门类、用户组的档案访问控制模型

全宗访问权限基于对纳入管理的每个立档单位建立全宗号，设置权限，支持多全宗管理。每个全宗单位的功能、档案门类、档案数据、机用户、流程、权限等相对独立、互不影响。

功能访问权限基于岗位访问控制技术，先给每个用户赋予岗位，再通过权限矩阵精确控制各个岗位允许访问和操作的模块、业务、功能。

文档访问权限基于数据权限规则引擎，安全控制用户组允许访问的文件档案目录，包括浏览、创建、删除、编辑、预览、下载、打印、借阅、维护目录等权限内容。

工作流审批流程

发起申请

严密安全的审批流程，全业务覆盖，安全管理无漏洞。自定义流程的审批走向以及处理人员，设定是否会签等。

逐级审批

审批人对申请进行审批操作，根据审批规则多步多级审批。权限控制体系，只可查看和审批自己权限范围之中的申请，杜绝越权操作。

审批通过

填写审批意见，选择审批通过，对于有异议的申请，可以驳回。对于需要审批的操作，只能审批通过之后才能执行，多级审批确保安全。

电子印章

用印流程整合

将电子印章功能与文件审批流程集成指定流程中要使用的印章

文件逐级审批

申请人发起文件用印流程文件逐级审批并通过

自动加盖印章

文件审核通过以后自动在文件指定位置加盖电子印章

生成盖章文件

在线生成加盖公章的PDF文件可供下载、打印、归档

可按模板打印文档标签、文档目录 icon

设计自定义模板

用户可根据自身需求基于WORD、EXCEL自定义档案卷内目录、备考表、背脊等各类模板

通过宏绑定数据

允许用户自由设计模板内容及显示样式千通i宏绑邦相关据境允日的位置

一键打印或导出

—键操作即可直接基于档案内容按照模板定义格式在线打印

详细的文件档案操作日志 icon

为业务追溯和审计提供依据：针对所有人员的业务操作行为进行详细记录，登记操作人、操作内容、操作时间、IP地址等。每一笔业务操作都记录在案，做到有案可查，为业务的追溯和审计提供依据。

用户自定义统计报表

基于强大的数据透视引擎，用户可以根据自身需要自由选择分组项、统计项，快速生成统计图表。简便的操作，使得用户自己也能设计报表，高效直观的进行统计分析。可以统计文件档案数量、目录数量、访问量排名、借阅量排名，可以按文件档案类型统计、按时间段统计、按部门统计等。

数据备份和恢复

保证数据的高可用性和灾难可恢复性

自带备份工具，可以设置按小时、天、周进行周期性的本地或远程备份，包括系统内的所有数据和文档。

当数据误操作或硬件发生损害时，可以通过本地或异地的备份文件进行系统恢复。

跨平台架构，同时支持C/S、B/S icon

C/S结构

更全面的硬件外设支持

更高的安全性能保证

更快的响应速度

B/S结构

全面兼容各类主流浏览器

IE、CHROME、火狐、Safari

零安装、易维护

个性化定制开发

十年软件定制开发经验，打造晨科全业务管理平台，满足客户各种深度定制需求

成熟的应用框架、强大的业务模型、完全可视化拖拽开发

快速开发，敏捷定制，全方位满足您的管理所需

客户案例

晨科软件携手澳海集团建立文件档案管理系统

晨科软件从澳海集团的实际情况出发，为其量身打造了文件档案管理系统和提供完整的档案数字化解决方案，助力澳海集团真正实现无纸化办公，降低文档管理工作难度，实现了对档案的安全管控，提高工作效率。

晨科软件携手中意人寿保险有限公司建立文件档案管理系统

晨科软件结合中意人寿保险有限公司的业务模式为其量身打造符合其实际业务需求的财务凭证类档案管理系统。通过与SAP系统打通，系统自动将数据、档案附件推送到文档系统。以北京总部为主导，打造了全国各地方分级机构协同管理财务凭证档案的高效管理模式。

晨科软件联合北京市药品检验所建立文件档案管理系统

晨科软件对北京市药品检验所进行档案管理系统开发及进行数据迁移，实现了档案的集中统一管理，完成了对电子和纸质档案的管理模式、数据采集、数据对接、档案管理、系统维护、档案利用等的综合管理。

晨科软件助力国投信开水环境投资有限公司

建立文件档案管理系统

晨科软件对水环境的档案管理系统进行总体规划，制定项目档案分类方案、档号规则、管理方式等。通过建立细粒化的权限管理，对具体的档案分类或案卷授权，并与密级交叉，适应各种权限配置需要，大大提高了档案的管理效率。

晨科助力亚林所打造文件档案一体化管理平台

亚林所拥有一支高学术水平的科研队伍。其中博士学位人员61人、硕士学位44人，博士生导师9人，硕士生导师20人。

累计完成国家、省部、国际合作及其他各类研究项目1000多项，获得科研成果460余项，在国内外公开发表论文2100余篇，出版专著100余部。

晨科针对亚林所的文档管理现状，协助其梳理内部业务流程，量身打造文件档案一体化平台，涵盖人事档案、研究生档案、组织机构档案、科研成果、科研项目等，系统的上线，大大提升了亚林所文档运营管理效率。

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