随着企事业单位的快速发展，文档以电子文档方式为企事业单位承载着越来越多的信息。而由于电子文档的容易散播性，导致发给客户或合作伙伴的重要资料，都可能被以明文的形式进行非法篡改、 无序传播等，这使得企事业单位所做的大量工作付之一炬，严重危害了自身的利益。因此，企事业单位既要保护自身的利益，同时又需要与外界交流，就必须对外发文档进行有效的管控。 天锐绿盾文档外发管理系统支持用户针对外发文档的重要性不同授予不同的认证方式和访问权限。设置成功后，外发文档可通过各种方式外发。外部用户无需安装客户端，即可在授权范围内访问该文档。

外发人员在已安装外发管理软件的电脑上，插上已授权的 USBKEY 进行合法身份认证后，才可制作外发文档。

外发文档可根据重要性不同，以及客户或合作伙伴阅读对象的不同，设置外发文档不同的认证方式，如：口令、机器码、PC 绑定、联网证书等。

需要联网验证证书：打开外发文档的电脑需要能上互联网。PC 绑定：外发文档只能在一台计算机上打开。需要验证机器码后才能打开：打开外发文档时，需要输入验证码后才能打开。如图所示。这样，客户需要把运行外发文档时获取到的机器码发给制作方生成相应的验证码。使用次数：外发文档允许打开的次数。使用时间范围：设定外发文档可以打开的时间范围，若超出时间期限，将提示过期，不能打开。打开时需要输入密码：打开外发文档时需要输入设定的密码才能打开。 回收时需要输入密码：外发文档回收时需要输入设定的密码才能回收成功。

外发文档可根据需要设置不同的操作权限，包括浏览次数、使用时间、打印、修改、还原、回收、禁止复制、禁止拷贝和自动销毁等。允许修改：允许外发文档可以编辑修改。允许打印：允许外发文档可以打印。允许截取屏幕：允许外发文档可以被截屏。过期后自动删除：外发文档使用超过设定的次数或时间范围将自动删除。打开前提示权限信息：打开外发文档时，弹出文档的权限信息，包括是否联网验证、剩余打开次数、打开时间段、修改权限、打印权限、截屏权限。用户选择打开方式：打开外发文档时，会弹出“打开方式”窗口，由用户来选择文档的打开程序。

3.5 当外发文件发给客户之后，如果客户有做修改，可以把修改之后的外发文件回收，回收之后的文件为原来的文件格式。

严格控制外发文档的制作权限，严格控制外发文档的使用期限，严格控制外发文档的访问权限，严格控制外发文档的使用权限，支持与外发单位进行文档交互。